Nelle ultime settimane, le aziende hanno dedicato molto tempo alla chiusura del bilancio 2018 e alla pianificazione delle attività e del budget per il 2019. Ma quante sono le imprese che hanno fatto anche il check up con l’analisi di costi e benefici delle proprie licenze software?
Il budget per l’acquisto e la manutenzione delle licenze software spesso impatta in modo “considerevole” sul totale del budget IT, eppure non sono molte le aziende che attuano una politica di revisione sistematica dei software, atta a ridurre i costi di gestione, rendere più efficienti i processi e raggiungere meglio gli obiettivi di business.
Per fare un check up corretto, bisognerebbe seguire alcuni passaggi:
- Conoscere lo status quo ed elencare i software necessari a raggiungere i vari obiettivi aziendali
È importante avere dei feedback da parte dei propri dipendenti sulla soddisfazione e sul reale utilizzo dei software aziendali, per capire se per alcuni software può bastare la versione gratuita oppure se bisogna fare l’upgrade a versioni premium, o ancora se alcuni software sono poco usati e quindi possono essere dismessi in favore di altre soluzioni.
In primo luogo, è importante esaminare attentamente quali sono i piani aziendali e gli obiettivi di business, stilando l’elenco dei software necessari per raggiungerli. Questo permette di avere anche una lista di priorità in merito ai software da utilizzare.
- Cambiare software è sempre possibile
Se la dotazione software non è funzionale (in eccesso o in difetto) a raggiungere gli obiettivi che ci si è posti, è necessario modificarla: non bisogna avere paura di rivedere le licenze, anche in corso d’opera.
Se abbiamo in dotazione software che non rispondono più alle nostre esigenze dobbiamo modificarli, acquistandone altri. Non è più necessario attendere che scadano licenze per fare l’upgrade, è possibile anche venderle ad altre aziende, recuperando del budget che può essere investito nell’acquisto del software che meglio risponde agli obiettivi di business.
- Scoprire i software di seconda mano
Se l’analisi fin qui condotta ha portato alla decisione di aggiornare la dotazione di software aziendale, bisogna valutare anche l’acquisto di licenze di seconda mano: le licenze di seconda mano permettono di ottenere software con dei costi nettamente inferiori rispetto alle licenze nuove, ma che sono perfettamente funzionanti e che garantiscono la medesima qualità di performance e sicurezza.
Inoltre, dall’analisi delle esigenze aziendali, dovrebbe essere emerso che non sempre è necessario utilizzare l’ultimissima release disponibile sul mercato.
È possibile effettuare un aggiornamento e un upgrade delle proprie licenze anche senza dirigersi automaticamente sull’ultima release disponibile.
Se si opta per l’acquisto di versioni precedenti all’ultima, si può contare spesso su piattaforme più stabili e compatibili con un numero maggiore di applicazioni, pur continuando a godere del servizio di assistenza e manutenzione per mantenere alta la sicurezza del software. Questo permette di risparmiare fino al 66% del budget.
- Scegliere tra cloud e on premise
Orientarsi subito sul cloud, spesso, non è l’unica soluzione.
È possibile scegliere di utilizzare licenze di seconda mano per le licenze on premise. È possibile adottare soluzioni ibride per Exchange, OneDrive, Skype for Business e Team. Acquistare Office come licenza cloud ha un impatto significativo del costo mensile, mentre con il modello ibrido, acquistando licenze di seconda mano per la versione on premise, le aziende possono risparmiare dal 50 al 60%.
Consultare anche gli esperti IT, in fase di definizione di budget e obiettivi, è utile perché permette di identificare meglio i tool con i quali è possibile raggiungere i target che ci si pone e soprattutto è utile all’aggiornamento della dotazione tecnologica nel rispetto dei budget aziendali.
