Aiutare i farmacisti nella gestione degli ordini di prodotti farmaceutici e medicali non reperibili con uno strumento online facile da usare, veloce e automatizzato, che sostituisca i tradizionali metodi via fax ed email: è stata questa la sfida che Medifarma ha sottoposto a Entando.
Medifarma opera come concessionaria, agente e depositaria di prodotti farmaceutici e parafarmaceutici. Svolge attività di gestione degli ordini e consegna dei prodotti delle Case Farmaceutiche direttamente alle Farmacie in tutto il territorio nazionale. Fino a qualche anno fa l’attività di raccolta degli ordini veniva effettuata manualmente attraverso l’invio di mail e fax. Con l’aumento dei volumi degli ordini, il processo manuale di gestione degli ordini risultava molto dispendioso. Occorreva una soluzione che permettesse di snellire le interazioni tra gli attori coinvolti – quindi le Case Farmaceutiche, Medifarma in qualità di distributore, e le Farmacie – e che digitalizzasse l’intero processo, per ottenere un’ottimizzazione e riduzione dei tempi e dei costi, in pieno stile di trasformazione digitale.
Dall’idea dei fondatori di Medifarma, e grazie alla collaborazione con Entando e alla sua Digital Experience Platform per le Modern Application, è nata SOS Farmaco, una soluzione Software as a Service (SaaS) che automatizza la creazione e la gestione online degli ordini di prodotti farmaceutici e medicali non reperibili, in modo semplice e veloce, con notevole beneficio sia per le Farmacie ma soprattutto per i loro pazienti.
Tutto è nato dal bisogno degli utenti: durante la prima fase di analisi, Entando ha effettuato una mappatura dei processi manuali esistenti studiando come ottimizzare il processo di interazione tra i diversi stakeholder coinvolti, sull’esempio dei siti di e-commerce. La massima semplificazione del processo, che doveva risultare il più intuitivo e vicino possibile alle abitudini di utilizzo quotidiano delle app, è stato il principio guida del design thinking su SOS Farmaco. Il sistema doveva consentire ai farmacisti di accedere all’applicazione facilmente e velocemente e di gestire gli ordini da qualsiasi device/luogo.
Il fattore critico di successo della soluzione sviluppata sulla Digital Experience platform open source di Entando è la semplicità di utilizzo. L’applicazione infatti presenta una user experience molto essenziale e intuitiva, per agevolare l’utilizzo anche da parte di persone non abituate all’uso di sistemi informatici e consentire agli utenti di minimizzare le azioni da effettuare. Questo ne ha decretato il successo presso chi la usa.
Grazie alle possibilità di personalizzazione messe a disposizione dalla piattaforma di Entando, alla sua architettura modulare, alla facilità di integrazione con altri software e alla grande scalabilità, è stato possibile sviluppare le funzionalità richieste e i plugin specifici per il progetto, in tempi rapidi (solo due mesi) e con un risparmio sostanziale sui costi di sviluppo. Questo ha conferito a Medifarma un sostanziale vantaggio competitivo.
A distanza di 2 mesi e mezzo dallo startup del processo digitale, erano già 2.500 le Farmacie registrate su tutto il territorio nazionale e su 100 ordini il 70% era già effettuato attraverso l’applicazione SOS Farmaco. Con SOS Farmaco è anche possibile verificare lo stato degli ordini, oltre allo storico per le statistiche interne.
Un sondaggio effettuato dopo un anno dalla nascita di SOS Farmaco su circa 2000 Farmacie ha evidenziato che il 97,4 % ritiene il portale di semplice utilizzo e tra i suggerimenti più frequenti l’auspicio che tutte le Case Farmaceutiche lo utilizzino.
I benefici dell’uso di SOS Farmaco
I vantaggi nell’utilizzo della piattaforma SOS Farmaco sono molteplici per tutti gli operatori coinvolti nel processo.
Medifarma si è per prima affacciata sul mercato con un nuovo servizio digitale. Oltre a questo, ha conseguito un’ottimizzazione sostanziale dei processi, con una riduzione di tempi e costi: ciascun processo è diventato più efficiente fino al 20/30%. Si è anche registrato un abbattimento degli errori rispetto alla gestione manuale: gli errori dovuti principalmente all’interpretazione e alla trascrizione dei fax o delle email dei farmacisti sono stati drasticamente ridotti.
Per le Farmacie è possibile tracciare l’ordine in qualsiasi momento e ottimizzare lo stock con una riduzione degli errori manuali. Entando, grazie alla propria vocazione per l’ottimizzazione delle interfacce e delle interazioni con gli utenti, ha consentito di realizzare una user experience agevole simile a quella dei siti e-commerce a cui gli utenti erano già abituati, il che ha abbassato considerevolmente le barriere all’uso dell’applicazione da parte degli stessi Farmacisti.
Per la Case Farmaceutiche si riscontra un miglioramento delle operations, con vantaggi in termini di efficienza e capacità di controllo e automazione.
Per i pazienti il beneficio più importante: avere in tempi brevissimi esattamente il farmaco di cui necessitano.
Per Medifarma, “l’agilità e la flessibilità della piattaforma Entando e la presenza di componenti low code pronti all’uso ci ha consentito di immettere per primi sul mercato la prima versione dell’applicazione, con tempi di rilascio molto più rapidi rispetto ad altri strumenti valutati; la scalabilità ci sta invece aiutando nella seconda release, che integra senza frizioni nuove funzionalità e nuovi utenti.”
