a cura di: Cristina Cuviello di More Marketing
La ricerca di ASSO.IT dedicata alla “Gestione dei sistemi di acquisizione e stampa e le buone pratiche d’uso per l’ottimizzazione dei documenti nelle imprese e la Pubblica Amministrazione” ha svelato come, per ridurre i costi dei processi documentali e di stampa, sia necessario arrivare ad una gestione rinnovata del parco macchine, lavorando su una riduzione delle inefficienze del sistema documentale. Solo passando ad un modello di stampa gestita (MPS), si legge nel documento, le aziende possono risparmiare mediamente il 25% dei costi che avrebbero con un sistema di stampa tradizionale, con punte che toccano anche il 40%.
Si tratta di un processo che Giuseppe Catenazzi, Managing Director di Maint System, ritiene inesorabile, poiché “le aziende hanno sempre meno tempo e risorse interne per gestire il proprio lavoro quotidiano”.
Questa situazione di continua “rincorsa” del quotidiano rischia di far perdere di vista il proprio coreBusieness. Come dovrebbero riorganizzarsi le aziende?
Oggi, per qualunque realtà, risulta fondamentale avere la certezza che si stia dando il massimo in ogni momento. Questo vale sia a livello di risorse umane che di produttività del proprio installato IT. In particolare, il funzionamento dei propri device e del proprio patrimonio IT risulta essere prioritario per raggiungere gli obiettivi aziendali, che devono essere supportati dalle massime performance in tutti gli ambiti.
Un simile approccio è valido anche nell’ambito della stampa?
Questa è, sicuramente, una delle principali cause di inefficienza. Basti pensare a quanto costa, in termini di tempo e quindi di mancata produttività, il fatto che una stampante non risponda perfettamente alle aspettative. Diventa addirittura drammatico quando vi è un’interfaccia con i clienti. Si pensi, ad esempio, ai danni che potrebbe avere un’agenzia di viaggio impossibilitata a stampare biglietti o ad una banca che non può rilasciare le ricevute di versamento o di prelievo.
Avere tecnici interni in grado di intervenire rappresenta però un investimento non trascurabile…
Senza dimenticare, se mi permette di aggiungere, che i tecnici interni hanno diritto anche a ferie e permessi, a fronte di stampanti che potrebbero avere problemi proprio durante le vacanze dell’incaricato…. Per fronteggiare simili rischi, è opportuno stringere accordi con aziende in possesso di competenze tecniche, ma anche di personale in grado di intervenire in qualsiasi istante. Noi di Maint System, ad esempio, siamo specializzati nell’assistenza tecnica hardware e software di prodotti microinformatici, nonché nella consulenza, installazione e manutenzione di soluzioni informatiche aziendali.
Quali vantaggi offre ai clienti finali un simile servizio?
Oltre alla reperibilità costante, lo skill tecnico del nostro personale è sempre aggiornato, grazie a periodici corsi redatti dai Vendor stessi con i quali vi è un rapporto quotidiano sulle problematiche reali. Inoltre le certificazioni perseguite dai nostri tecnici garantiscono alle aziende ed ai produttori interventi On-site e di laboratorio di alta qualità, ottimizzando le risorse ed i costi.
Tutto questo, però, ha un costo…
Anche l’inefficienza ha un costo, così come l’impossibilità di erogare una serie di servizi. La differenza sta nel fatto che, grazie alla possibilità di definire contratti personalizzati, noi di Maint System proponiamo investimenti certi, a fronte dei quali offriamo un’azione preventiva e di manutenzione tecnica costante. Una competenza che permette al cliente di prevenire i devastanti effetti, economici e di immagine, dovuti a guasti sul proprio patrimonio IT. Senza dimenticare che cercare di risolvere in casa una serie di problemi, rischia di pesare in modo significativo sulla produttività.
Ma cosa assicura, in concreto, un contratto di manutenzione?
In primo luogo, anche se non adeguatamente considerato in fase preliminare, è necessario ricordare i vantaggi offerti dagli aggiornamenti costanti sui device, con l’obiettivo di ottimizzarne le performance. Anche perché affidarsi a professionisti del settore significa poter contare su una manutenzione corretta, efficiente ed efficace, con tutti i vantaggi che questo comporta. Una costante azione preventiva e predittiva dei guasti è fondamentale per prevenire rallentamenti o rotture incresciose. Questo porta a un’ottimale gestione dei costi aziendali, che sfrutta al meglio una soluzione in outsourcing gestita da professionisti del settore, che realmente sanno come garantire la stabilità e la sicurezza dei dati aziendali.
Qual è, a suo avviso, la formula di outsourcing ideale in questo ambito?
Non esiste una formula ideale, poiché ogni realtà ha esigenze diverse, anche in funzione del proprio parco installato. Da qui la nostra scelta di stipulare contratti personalizzati e studiati insieme ad ogni singolo cliente. Passiamo così dalla chiamata a gettone sino al contratto assicurativo, passando anche attraverso il presidio tecnico presso l’azienda committente.
Ma come è visto un simile servizio dai produttori di stampanti?
Saper gestire al meglio il parco installato è un vantaggio per tutti. Non per nulla brand come Toshiba TEC, Toshiba Europe (Laptop e tablet), Brother, Lexmark e Konica Minolta hanno riconosciuto il valore di Maint System e ci hanno affidato il proprio post-vendita.
Si tratta di un’offerta limitata alla gestione delle stampanti e computer?
Il settore stampanti/pc è stato il nostro coreBusiness ma, con il tempo, i clienti hanno apprezzato sempre più il nostro approccio, chiedendoci di incrementare i servizi. Abbiamo così creato team di tecnici specializzati anche nei prodotti come scanner, server, videosorveglianza, domotica, networking e impianti e cablaggi strutturati. In questo modo possiamo offrire un’ulteriore ottimizzazione di risorse e costi, oltre a proporci come interlocutore unico.
Il vostro sito, recentemente rinnovato, presenta tutte le formule in grado di soddisfare svariate esigenze dei clienti. Ma come instaurare un rapporto di outsourcing?
Noi siamo in grado di offrire le formule più svariate ma credo che il primo punto di contatto debba essere sempre il rapporto diretto, per conoscere le reali esigenze di ogni singolo cliente e condividere la soluzione ottimale per garantire risparmi di costi e massima efficienza.
MORE MARKETING – info@mmarketing.it – www.mmarketing.it
