Lo avevano annunciato già nel 2015 nel corso del lancio della prima ricerca di ASSO.IT, l’Associazione dei sistemi di stampa e gestione documentale che riunisce al suo interno la quasi totalità dei produttori di stampanti che operano nel nostro Paese, dedicata alle buone pratiche d’uso per l’efficienza dei sistemi di stampa, e la previsione si è avverata.
Sotto un mercato relativamente stabile a livello di fatturato il cambiamento è pronto ad esplodere con una tendenza sempre più marcata: quella di andare verso la direzione della gestione del documento, tenendo conto ovviamente dei grandi temi che contraddistinguono l’It, come il Cloud, la Security, la Mobility, il Document Management e l’Outsourcing.
Il trend è tanto forte che la ricerca di ASSO.IT per il 2017 è dedicata proprio alla “Gestione dei sistemi di acquisizione e stampa e le buone pratiche d’uso per l’ottimizzazione dei documenti nelle imprese e la Pubblica Amministrazione”.
“Si è inteso fornire uno strumento di agile consultazione alle aziende pubbliche e private 
che abbiano l’esigenza di ottimizzare la gestione dei propri processi documentali in formato cartaceo ed elettronico – spiega Massimo Pizzocri, presidente di ASSO.IT-. Partendo dal mercato e dai suoi scenari evolutivi, approfondendo il tema del TCO (Total Cost of Ownership) e del LCC (Life Cycle Cost) e fornendo una guida al percorso necessario per organizzare in modo ottimale un processo di riorganizzazione documentale e di gestione dei servizi di stampa. Ponendo particolare attenzione agli elementi di risparmio che si possono creare”.
La ricerca 2017, realizzata in collaborazione con Sirmi e Consip, è tutta imperniata sulla fornitura delle indicazioni più utili per attivare un processo di riorganizzazione dei servizi di acquisizione e stampa dei documenti fornendo indicazioni che arrivano direttamente dal ‘campo’, cioè dalle esperienze delle 13 aziende associate (Brother, Canon, Epson, HP, Konica Minolta, Kyocera Document Solutions, Lexmark, Oki, Olivetti, Ricoh, Samsung, Sharp e Xerox).
Per ridurre i costi dei processi documentali e di stampa, afferma la ricerca, è necessario arrivare ad una gestione rinnovata del parco macchine lavorando su una riduzione delle inefficienze del sistema documentale. Solo passando ad un modello di stampa gestita (MPS) le aziende possono risparmiare mediamente il 25% dei costi che avrebbero con un sistema di stampa tradizionale, con punte che possono arrivare anche a un 40%.
La consapevolezza circa i vantaggi relativi ad attività di gestione dei processi di stampa nelle imprese esiste già da qualche anno e c’è forte attenzione anche da parte della pubblica amministrazione. Questo trend è confermato dal fatto che in Italia il mercato della stampa ha un andamento flat che si aggira intorno ad un valore di 3.300 milioni di euro, ma all’interno di questo quadro c’è una parte di 600 milioni di euro che cresce ad un ritmo di crescita del 10-15% all’anno, che è quella della gestione dei documenti. Le aziende stanno quindi cominciando a rendersi conto che quello che serve all’organizzazione, per ottenere i risparmi cui abbiamo accennato sopra, è l’adozione di un sistema di stampa gestito.
Dalla ricerca emerge infine che sono 5 le fasi con cui deve essere strutturato il processo di organizzazione di un MPS per ottenere risultati efficaci: analisi della situazione attuale, progettazione della soluzione, implementazione del progetto, gestione e monitoraggio e miglioramento continuo.
