Per una realtà prestigiosa e complessa come quella del Gruppo De Agostini l’ottimizzazione dei processi di printing è fondamentale per semplificare le operazioni e avere dei ritorni sia economici che in termini di risparmio di tempo, a tutto vantaggio dell’efficienza. Per questo la società si è affidata a Ricoh.
L’azienda
Nel 1901 il geografo Giovanni De Agostini decise di fondare a Roma l’Istituto Geografico De Agostini e a pochi metri dalla fontana di Trevi venne aperta una sede di rappresentanza e di vendita con il marchio De Agostini. Una storia lunga oltre un secolo, quindi, che ha portato il Gruppo a diventare una delle principali aziende imprenditoriali italiane. Sempre coniugando tradizione e innovazione, il Gruppo De Agostini è oggi attivo in diversi settori industriali (editoria, media, giochi e servizi) e nel settore finanziario. La capogruppo De Agostini S.p.A. coordina le attività delle sub-holding: De Agostini Editore per l’editoria, De Agostini Communications, attiva nel settore “media & communication”, IGT, una società leader nel mercato dei giochi e servizi, e DeA Capital, che effettua investimenti diretti in partecipazioni con logica di private equity e investimenti indiretti.
La sfida: il printing come fonte di risparmio
Per coordinare i servizi più rilevanti in modo da cogliere opportunità sia in termini di semplificazione che di efficienza, il Gruppo De Agostini circa un anno fa ha deciso di orientarsi verso una nuova gestione del printing.
“Ci siamo resi conto – afferma Silvia Riccardi, Direttore Acquisti De Agostini – che le spese per la produzione documentale a livello di Gruppo erano piuttosto elevate, per cui abbiamo cercato di capire meglio le dinamiche di questa area e i relativi costi. La premessa è che ogni società del Gruppo gestiva l’ambiente di stampa in maniera autonoma, senza che vi fosse un coordinamento centrale. Come è facile immaginare, questo si traduceva in una forte disomogeneità e difficoltà di gestione anche a causa della pluralità dei fornitori e dei modelli. In particolare, è stato l’aspetto dei costi a portarci a rivedere il nostro approccio: abbiamo infatti capito che il printing, se correttamente gestito, avrebbe potuto diventare una importante fonte di risparmio”.
La finalità primaria era quella di ridurre il TCO (Total Cost of Ownership) insieme al soddisfacimento delle necessità di creare nuove modalità operative e gestionali che fossero snelle e più efficienti, di razionalizzare il numero dei dispositivi, di innovare le tecnologie e ridurre l’impatto ambientale dei processi di stampa rendendoli più “green”.
La soluzione
Per raggiungere gli obiettivi definiti De Agostini ha scelto i Servizi Documentali Gestiti di Ricoh, grazie ai quali le aziende possono migliorare la gestione dell’ambiente di stampa e dei documenti in un progetto che prevede ottimizzazione e miglioramento continui, sulla base delle specifiche esigenze del cliente.
I servizi scelti da De Agostini includono i seguenti aspetti:
- fase di consulenza e progettazione
- implementazione del nuovo ambiente di stampa
- assistenza tecnica e manutenzione
- riordino automatico dei consumabili mediante alert inviati dal dispositivo
- attivazione automatica dell’assistenza tecnica mediante alert inviati dal dispositivo
- installazione di un software di accounting per il controllo dei costi, la definizione di regole di utilizzo dei dispositivi, la stampa sicura (Follow You Printing)
- monitoraggio degli SLA contrattuali
Partire con il piede giusto
I progetti di revisione dei processi dovrebbero sempre partire da un assessment per capire in che modo intervenire per raggiungere gli obiettivi prefissati. È stata quindi condotta una analisi della situazione di partenza in una decina di sedi del Gruppo. Tra gli aspetti presi in considerazione: costo totale di gestione, volumi di stampa, consumi di carta, utilizzo del colore da parte degli utenti. In questi progetti è importante che il commitment verso l’innovazione parta dall’alto, per cui sia nella fase iniziale sia in quella successiva di implementazione sono stati coinvolti gli Amministratori Delegati delle società interessate. Oltre alla funzione Acquisti, il progetto ha poi coinvolto la funzione IT, che ha gestito l’integrazione delle nuove tecnologie nell’infrastruttura tecnologica esistente, e le Risorse Umane per la gestione dei cambiamenti organizzativi.
La scelta del fornitore
“Abbiamo selezionato i principali player di mercato – continua la manager – che sono stati valutati sulla base della loro capacità di progettare, implementare e gestire ambienti tecnologici complessi e di migliorare l’efficienza in ambito printing. Cercavamo un vendor con oggettive competenze consulenziali e progettuali e Ricoh ha dimostrato di avere complessivamente tutte le carte in regola in termini ad esempio di flessibilità e di capacità di rispondere alle nostre esigenze”.
Una leva per l’innovazione continua
Le aziende che decidono di innovare il printing non devono poi dimenticare che le esigenze sono in continuo cambiamento. “E qui – conclude Silvia Riccardi – entrano in gioco le soluzioni per il monitoraggio dell’ambiente di stampa che, unite alla consulenza costante del fornitore, permettono di fare evolvere il progetto al variare delle esigenze, in un’ottica di miglioramento continuo”.
