Circa 100 punti vendita, 1.400 dipendenti, 4 centri di distribuzione e un fatturato che nel 2016 si è attestato a 512 milioni di euro. Sono i numeri di Sonepar Italia, azienda attiva nella distribuzione di materiale elettrico. Per offrire al mercato servizi di qualità e sempre disponibili Sonepar Italia punta all’innovazione tecnologica focalizzandosi ad esempio sul cloud e su un sito di E-commerce avanzato. Innovazione sul fronte esterno, senza però dimenticare la trasformazione costante dei processi interni per renderli più efficienti e adeguati a supportare le attività di business. È in questo contesto che si inserisce un progetto realizzato insieme a Ricoh con l’obiettivo di migliorare i flussi di lavoro, tra cui quelli relativi alla gestione documentale.
“Di Ricoh – spiega Marco Ponchina, Responsabile Infrastruttura ICT di Sonepar Italia – abbiamo apprezzato in particolare la capacità di analizzare le nostre esigenze e gli aspetti che necessitavano di un miglioramento. Questa analisi ha portato ad un rinnovamento radicale dei processi di stampa grazie 
all’installazione di circa 300 dispositivi che stanno cambiando il nostro modo di lavorare”.
In particolare, Sonepar Italia ha scelto Ricoh MP 305+SP, una soluzione monocromatica A4 che dispone però anche di funzionalità A3. “Questo – commenta Ponchina – è stato uno dei plus che ci ha portato a scegliere Ricoh. Analizzando i workflow ci siamo accorti che, sebbene la maggior parte dei documenti venga prodotta in A4, ve ne sono alcuni che necessitano la stampa A3 per cui era necessario garantire agli utenti la possibilità di stampare in questo formato. Ricoh MP 305+SP ha risolto il problema e ora abbiamo a disposizione una soluzione compatta, dalle dimensioni ridotte che ci consente però di stampare in A3”.
L’appetito vien mangiando (anche nell’IT)
Il miglioramento dei processi è reso possibile dallo Smart Operation Panel, un pannello touch da 10,1 pollici che cambia il modo di gestire i documenti, anche grazie alla possibilità di personalizzarlo installando app che semplificano i workflow. Per migliorare l’archiviazione dei documenti Sonepar Italia utilizza una app che, mediante un unico “click”, permette all’utente di scansionare un documento nel formato desiderato e di inviarlo a cartelle predefinite. “Si tratta solo dell’inizio – precisa Ponchina -. Il pannello è davvero innovativo e offre numerose opportunità per ottimizzare i processi. L’appetito, come si suol dire, vien mangiando e ora stiamo valutando in che modo le app installabili potrebbero migliorare altri workflow documentali ad esempio in relazione alla fatturazione”.
Non dimentichiamo la sicurezza delle informazioni
L’introduzione della soluzione software Streamline NX permette a Sonepar Italia di conseguire importanti risultati in termini di sicurezza delle informazioni e di riduzione dei costi. Ponchina spiega: “Per ritirare le stampe, gli utenti devono autenticarsi al multifunzione mediante il proprio badge e solo dopo l’autenticazione il documento viene prodotto. Questo aumenta la sicurezza e la riservatezza dei dati ed elimina gli sprechi derivanti da documenti inviati in stampa e mai ritirati. Inoltre, la soluzione permette il monitoraggio dei volumi prodotti sensibilizzando così gli utenti ad una gestione più attenta e responsabile della stampa”.
Cosa c’è dietro l’angolo
Ricoh ha gestito il rinnovamento tecnologico in maniera rapida, senza che vi fossero impatti significativi sulle attività. “La collaborazione con Ricoh è per noi molto positiva ed è già andata oltre l’ambito del printing. Abbiamo infatti scelto questo partner anche per introdurre nuovi videoproiettori che migliorano l’efficacia dei meeting e stiamo già valutando altre tecnologie e altri servizi per cogliere ulteriori opportunità”.
