Il Gruppo Xpres è specializzato nella distribuzione di prodotti per il mercato Office, da stampanti a consumabile originale e compatibile, da prodotti IT a cancelleria. L’offerta viene strutturata in base alle diverse esigenze con la possibilità del noleggio e servizi di installazione, assistenza e manutenzione. I clienti sono di tre tipologie: la Pubblica Amministrazione, i negozi e gli utenti on line. L’e-commerce di Xpres infatti ha avuto negli ultimi anni un notevole sviluppo e ha contribuito a modificare le esigenze informative del gruppo.
Una peculiarità di Xpres è la capacità di garantire la consegna della merce a 24h dall’ordine. Quali gli strumenti utilizzati? Nel 2012 il Gruppo ha ricercato sul mercato un sistema IT integrato che portasse a rendere i processi snelli. “Il nostro punto di forza è una logistica efficiente con un magazzino che funziona in automatico e con un dialogo in real time tra le soluzioni di ricezione degli ordini e quelle di evasione. Per raggiungere questo traguardo abbiamo implementato inizialmente il sistema ERP Mago di Microarea”, racconta Giuseppe Buccella, CEO di Xpres.
Il gestionale ha sicuramente avviato l’ottimizzazione dei flussi, con un’immissione e aggiornamento veloci dei dati finanziari e una loro elaborazione scevra da errori. Nel tempo poi è emersa la necessità di acquistare anche una soluzione specifica per la gestione del magazzino in quanto la lavorazione degli ordini provenienti dall’e-commerce e quelli dai rivenditori ha logiche differenti tra loro. “Quando perviene un ordine e-commerce, dal momento che si tratta di vendite di singoli colli, prevediamo un’unica fase di picking e packing del prodotto gestita da un solo operatore. Nel caso degli ordini provenienti dai rivenditori che riguardano centinaia di colli sono invece due operatori diversi ad occuparsi del prelievo da una parte e del riscontro e della spedizione dall’altra”, spiega Buccella. Xpres ha allora scelto di integrare a Mago la soluzione K-Logistic della software house bolognese Kirio.
K-Logistic e Mago per una gestione degli ordini in tempo reale
Xpres ha un magazzino di 4000 mq e i percorsi degli operatori nonché la dislocazione dei prodotti vengono definiti attraverso K-Logistic. Il software di Kirio è infatti specifico per l’automatizzazione dei magazzini e consente di trattare i flussi passivi, attivi e transitori, dall’ordine fornitore al ricevimento e controllo della merce, dallo stoccaggio alla movimentazione, dall’inventario alla rettifica, dall’ordine cliente al prelievo, dall’evasione alla spedizione. In particolare in Xpres l’integrazione tra Mago e K-Logistic avviene secondo le seguenti modalità per quanto riguarda l’e-commerce b2b e b2c: Mago riceve gli ordini in automatico e l’operatore di magazzino può visualizzarli attraverso il suo palmare e se sono ordini standard o comunque rientrano in una serie di parametri preimpostati vengono trattati da K-Logistic che definisce le diverse fasi. “Gli ordini provenienti dall’e-commerce sono immediatamente eseguibili in quanto sono già stati pagati, mentre gli altri ordini devono essere verificati e, in caso di anomalie, rivisti e ‘personalizzati’ dall’operatore”, puntualizza Buccella.
Vantaggi e prospettive
Il vantaggio dell’implementazione di Mago e K-Logistic più evidente è l’incremento della produttività di Xpres del 30%. Inoltre la gestione degli errori è praticamente azzerata in quanto grazie alla rilevazione sulla base dei codici seriali di ingresso e di uscita c’è un riscontro su tutti i prodotti, sia in ingresso che in uscita. “Grazie a queste soluzioni, il cui utilizzo peraltro è molto semplice e intuitivo, riusciamo ad evadere gli ordini in 24h e soprattutto a rispondere in modo ottimale alle tempistiche richieste dall’e-commerce, soprattutto quello proveniente da piattaforme dedicate come Amazon. Questo però non è un punto d’arrivo ma di partenza”, dichiara Buccella. Il management di Xpres si è posto l’obiettivo di raddoppiare i volumi nell’arco di un anno, puntando principalmente sull’e-commerce. Un obiettivo che richiede una verticalizzazione spinta dei processi e di conseguenza una ‘customizzazione’ dell’applicativo K-Logistic. “Tra le varie prospettive, stiamo valutando la gestione della vendita a banco direttamente dal magazzino, una procedura particolare che esige ulteriori personalizzazioni del sistema informativo. La professionalità di Kirio ci permette di guardare da vicino a tali traguardi”, conclude Buccella.
