Bracchi è un’organizzazione flessibile dalla storia quasi centenaria che si colloca tra i più importanti operatori logistici e di trasporto a livello europeo, gestendo servizi su misura in settori di nicchia altamente specializzati.
Nata come azienda di trasporto locale, si consolida negli anni fino a diventare un partner di fiducia per aziende internazionali leader nei loro settori e punto di riferimento per i clienti che vogliono avvalersi di un unico interlocutore per qualsiasi esigenza di supporto logistico e distributivo in Italia, in Europa e nel mondo.
Servizio personalizzato, un’offerta flessibile, orientata all’ascolto e al risultato, puntualità delle consegne, trasparenza e supporto consulenziale sono tra gli aspetti che contraddistinguono l’azienda.
La vision di Bracchi guarda a un equilibrio perfetto tra sostenibilità, ottimizzazione dei costi e puntualità di consegna e a un costante progresso in termini di formazione, tecnologie ed efficienza.
Nel supportare un’offerta così specifica, la tecnologia gioca un ruolo fondamentale perché fornisce gli strumenti utili ad aumentare la produttività accompagnando la crescita aziendale.
Nello specifico, la gestione documentale si configura come uno degli ambiti aziendali dove è strategico intervenire, per supportare la gestione di quantità di dati in continua crescita e la strutturazione dei flussi operativi.
La sfida
Il parco stampanti di Bracchi necessitava di un rinnovo tecnologico che rispondesse alle esigenze di innovazione e si integrasse al meglio con soluzioni di monitoraggio dei sistemi.
Bracchi aveva inoltre la necessità di uniformare il parco macchine passando da sette brand diversi al monobrand, con l’obiettivo di semplificare e ottimizzare il servizio di assistenza e l’esperienza utente. A tal fine ha preso in esame l’offerta di dieci diversi vendor, analizzando in maniera approfondita le caratteristiche tecniche dei sistemi, lo storico aziendale e l’affidabilità dei produttori, il supporto tecnico, le tempistiche di fornitura, la solidità aziendale e il rapporto qualità prezzo. La scelta è ricaduta su Kyocera Document Solutions, avendo dimostrando di rispondere al meglio ai requisiti richiesti.
La soluzione
Per la fase iniziale di progettazione, Kyocera Document Solutions ha applicato l’approccio MDS (Managed Document Services), una metodologia che si avvale di un processo composto dalle fasi di analisi, ottimizzazione e gestione dell’installato per identificare in maniera precisa la situazione documentale del cliente, i costi di stampa correlati e le esigenze di sviluppo.
Sono state evidenziate le aree di miglioramento per porre le basi per la creazione di un ambiente personalizzato volto a migliorare le performance e a ridurre costi e impatto ambientale.
Il progetto ha previsto l’introduzione di 83 fra stampanti e multifunzione A4 della serie ECOSYS e sistemi multifunzione A3 TASKalfa 3554ci, distribuiti su diverse sedi aziendali.
Tutti i sistemi sono stati collegati con il portale di servizi di Fleet Management Kyocera, al fine di monitorare le apparecchiature, il loro livello di servizio, oltre a controllare e regolamentare la produzione e i relativi costi.
Per massimizzare sicurezza e produttività e ridurre al minimo le spese, è stata implementata la soluzione PaperCut con funzione Find-me incorporata. PaperCut permette di monitorare in modo efficace i sistemi e il loro utilizzo, razionalizzando la produttività degli stessi grazie al controllo di stampe, copie e scansioni, incoraggiando così l’uso responsabile delle risorse aziendali e contribuendo a ridurre l’impatto ambientale e i costi.
Integrandosi con i multifunzione Kyocera, PaperCut offre il pieno controllo del parco stampanti e consente ai responsabili IT di monitorare le operazioni, dalle prestazioni all’allocazione dei costi, di tenere traccia di stampe, copie, scansioni e fax in tempo reale, nonché applicare regole per le attività di stampa e copia.
Grazie alla funzione “Follow Me Printing” i documenti vengono lasciati in coda di stampa finché l’utente non conferma l’operazione, mentre “SecurePrint” richiede l’autenticazione dell’utente prima dell’avvio di stampa di un documento. In questo modo, solo gli utenti autorizzati possono stampare documenti sensibili e la riservatezza delle informazioni è garantita. L’autenticazione può avvenire sui pannelli di controllo touch tramite username e password o badge aziendale.
PaperCut supporta inoltre la stampa da mobile per iPad, dispositivi mobili, tablet, netbook e dispositivi BYOD (Bring Your Own Device), rendendo agevole la stampa mentre si è in movimento.
Per una gestione più efficiente del parco installato, il progetto ha previsto l’implementazione di Kyocera Fleet Services, soluzione in cloud per il monitoraggio, il controllo e l’assistenza tecnica da remoto dei sistemi.
Identificare un malfunzionamento o rilevare la necessità di effettuare una manutenzione con tempestività sono azioni che possono contribuire a ridurre i tempi di inattività dei dispositivi a tutto vantaggio della produttività aziendale.
Grazie a Kyocera Fleet Services è possibile visualizzare velocemente lo stato di tutti i dispositivi installati, identificare eventuali anomalie e intervenire con prontezza. In questo modo è possibile eseguire diagnosi tempestive e programmare la manutenzione, ma anche risolvere velocemente i problemi, tutto da remoto, con una riduzione ulteriore degli interventi di assistenza on site e quindi dei costi. L’interfaccia web consente agli utenti di visualizzare le informazioni da qualsiasi postazione, sia fissa che mobile.
Il team di Project & Service Management di Kyocera Document Solutions ha creato un cronoprogramma di esecuzione dei servizi inclusi nel progetto, compresa la parte di set up e customization durante il roll out e il monitoraggio costante della qualità del servizio erogato e dei risultati raggiunti. Con cadenza concordata sono state organizzate delle revisioni periodiche durante le quali sono presi in esame tutti gli aspetti relativi all’andamento del servizio e analizzate eventuali problematiche in modo da poter indirizzare in maniera appropriata le azioni correttive. L’interscambio di informazioni di carattere tecnico operativo è fondamentale per apportare eventuali modifiche migliorative al flusso esistente.
Per alleggerire l’impatto della fase di roll out per Bracchi, tutti i sistemi di stampa, compresi accessori e consumabili, sono stati preinstallati e successivamente inviati presso gli uffici coinvolti. Il personale tecnico Kyocera ha eseguito l’installazione effettuando un ulteriore test e un minicorso di formazione atto a fornire agli utenti gli elementi di base per poter utilizzare al meglio i sistemi e le soluzioni.
L’attenzione alla sostenibilità passa anche attraverso i materiali di consumo. I sistemi Kyocera rilevano automaticamente il livello di toner presente in ogni cartuccia e gestiscono in maniera proattiva il servizio di richiesta dei materiali di consumo. L’approvvigionamento automatico dei consumabili avviene sulla base di alert settati con ampio margine di consumo per garantire l’arrivo del consumabile prima del fermo macchina.
I Risultati
Il progetto realizzato ha permesso a Bracchi di raggiungere una notevole riduzione dei costi grazie all’utilizzo di sistemi a basso impatto ambientale e all’ottimizzazione della gestione dei consumabili, portando a risparmi in termini di tempo e risorse interessate e limitando la necessità di interventi per fermi macchina.
La possibilità di stampare tramite sistema card reader ha altresì migliorato la sicurezza, portato a un maggior controllo dei costi e aumentato la flessibilità di stampa.
A distanza di 18 mesi dall’attuazione del progetto, Bracchi ha rafforzato la partnership con Kyocera Document Solutions andando ad allestire nuove aperture con le stesse tipologie di sistemi, a conferma della qualità dei prodotti, della loro efficienza e sostenibilità, così come dell’efficacia della progettazione su misura Kyocera.
