Di seguito condividiamo un articolo di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU (EMEA) Limited Italia in cui viene spiegato il ruolo della tecnologia nella comunicazione interculturale durante i meeting internazionali. È fondamentale che gli strumenti di comunicazione siano in grado di coinvolgere tutti i partecipanti.
Buona lettura!
Strumenti di smart meeting per abbattere le barriere di comunicazione
Le micro, piccole e medie imprese svolgono un ruolo importante nell’economia nazionale e, secondo i dati Istat del 2023, rappresentano il 99,6% delle aziende in Italia. Ma la loro importanza va ben oltre i nostri confini: infatti le PMI, costituiscono il 99% delle aziende importatrici e il 98% di quelle esportatrici nell’UE ogni anno, dal 2014 al 2020. L’obiettivo di queste realtà è infatti quello di ampliare sempre più il loro raggio d’azione sui mercati internazionali, ma le sfide da affrontare, quando si tratta di esportazioni, sono numerose e spesso legate a risorse limitate e restrizioni in termini di comunicazioni digitali, come ad esempio la mancanza di contatti personali.
Nel mondo digitale, nel quale le aziende possono incontrare i partner commerciali solo occasionalmente – o a volte mai – di persona, il rapporto umano può facilmente perdersi nell’etere. Raggiungere e assicurarsi attività di business in nuovi mercati internazionali richiede il giusto mix tra competenze e strumenti di comunicazione per destare interesse, aggiornare e coinvolgere i partner commerciali, soprattutto in caso di riunioni online.
Superare la barriera culturale con la comunicazione multimodale
Una recente ricerca di CultureWizard ha rilevato che il 62% dei dipendenti lavora in team virtuali appartenenti a tre o più culture, mentre lo studio di SHRM ha evidenziato che il 43% dei team virtuali utilizza almeno due lingue, e il 22% almeno cinque.
La comunicazione online può già essere in qualche modo limitante a causa della mancanza di gesti personali e del tipico linguaggio del corpo, tanto più quando si tratta di meeting interculturali con persone che parlano lingue diverse dove è ancora più importante garantire che la comunicazione online interculturale sia chiara e coinvolgente.
In questi casi, le aziende dovrebbero affidarsi a metodi di comunicazione multimodali, che prevedono l’utilizzo di immagini, suoni, video e testo in tempo reale in combinazione con il parlato, al fine di trasmettere il messaggio in modo più efficace. Ad esempio, le immagini che accompagnano il testo possono aggiungere un contenuto supplementare che supera le barriere linguistiche e contribuisce a rendere gli incontri più coinvolgenti e accessibili per tutti i partecipanti. I dispositivi per meeting smart – che consentono agli utenti di utilizzare liberamente altre modalità di comunicazione durante le riunioni – saranno sempre più importanti per rendere la comunicazione online più efficace, simulando in qualche modo l’interazione di persona.
Prevenire la disconnessione digitale con la collaborazione interattiva
Il coinvolgimento nelle riunioni aziendali è fondamentale, ma una ricerca di Markletic ha rivelato che mantenere viva l’attenzione dei partecipanti è una delle maggiori sfide affrontate dal 71,1% degli organizzatori di riunioni ibride. Quando c’è un mix di partecipanti in presenza e da remoto, le aziende devono assicurarsi di trovare un equilibrio per garantire che tutti vivano la stessa esperienza. I partecipanti online potrebbero avere la sensazione di mancanza di inclusione dovuta alla distanza fisica e al loro essere connessi da remoto. Allo stesso modo chi sarà in sala potrebbe avvertire una perdita di controllo quando le riunioni sono guidate da partecipanti remoti. C’è una dinamica di “separazione” simile in entrambi gli estremi.
In questo caso, essere in grado di fornire un supporto di alta qualità e una tecnologia che permetta ai partecipanti di contribuire e prendere parte liberamente al meeting, indipendentemente dal luogo in cui si trovano, è cruciale. Monitor avanzati con display luminosi e funzionalità touch screen interattive possono mantenere il coinvolgimento allo stesso livello delle riunioni di persona, consentendo ai partecipanti remoti di intervenire visivamente e di fornire feedback in diretta. Inoltre, la possibilità di aggiungere note direttamente sui contenuti presentati, rende il riscontro più reale e persistente dei semplici commenti vocali.
Garantire risultati produttivi con l’acquisizione diretta del feedback
Le riunioni online sono comode e spesso necessarie quando si lavora con team, partner e clienti internazionali. Tuttavia, con un numero così elevato di incontri quotidiani, è importante che ogni minuto abbia valore e che tutte le parti traggano benefici. Secondo una ricerca di Microsoft, l’inefficienza delle riunioni è il primo fattore di impatto negativo sulla produttività in ufficio. Con utenti che trascorrono fino a 7,5 ore alla settimana in riunioni su Teams, è importante garantire che ogni meeting abbia tutte le possibilità di essere il più produttivo possibile.
La ricezione del feedback può contribuire a incrementarne il valore, assicurando che le informazioni condivise vengano conservate e che in seguito si agisca in modo appropriato. Tuttavia, spesso le azioni intraprese durante una riunione possono essere interpretate in modo diverso. Gli strumenti che consentono di raccogliere feedback in tempo reale snelliscono il processo, creando al contempo una copia di riferimento duratura e visibile, in contrapposizione a ciò che potrebbe verificarsi più facilmente con idee espresse a voce una volta cambiato argomento o quando i partecipanti sono esposti a distrazioni esterne.
Consentire alla tecnologia di eliminare i problemi di comunicazione interculturale
La comunicazione è alla base di un business efficiente e, quando si estende nei mercati internazionali, operando con team multilingue e multiculturali, le aziende devono assicurarsi che le loro pratiche siano all’altezza. Una comunicazione interculturale efficace non deve per forza essere un compito così arduo: grazie a dispositivi intuitivi che offrono funzionalità di collaborazione avanzate e modalità multimodale, è possibile garantire che i meeting siano coinvolgenti, inclusivi e produttivi, indipendentemente dal luogo in cui si svolgono.
di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU (EMEA) Limited Italia
