L’evoluzione tecnologica ha trasformato il modo in cui lavoriamo, introducendo concetti nuovi come quello del Digital Workplace. Ma di cosa si tratta esattamente e quali sono i reali vantaggi nella sua adozione? Quale ruolo può svolgere nell’implementazione di un Digital Workplace ottimale un Managed Service Provider (MSP)?
Digital Workplace: strumenti per la produttività aziendale
Per Digital Workplace s’intende l’ambiente digitale in cui i dipendenti lavorano utilizzando una varietà di strumenti e tecnologie. La sua implementazione mira a migliorare l’efficienza e la produttività dei dipendenti, semplificando il modo in cui svolgono le loro attività quotidiane.
I vantaggi nella sua adozione sono numerosi. In primo luogo, consente ai dipendenti di lavorare meglio grazie all’utilizzo di piattaforme di Unified Communication e Collaboration che mettono in contatto membri del team condividendo idee, file e informazioni in tempo reale. Inoltre, l’accesso semplificato alle risorse aziendali permette ai dipendenti di trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno, riducendo i tempi di ricerca e migliorando la produttività complessiva.
Un altro vantaggio del Digital Workplace è la flessibilità lavorativa. Grazie ai progressi tecnologici, i dipendenti possono comunicare e accedere alle informazioni aziendali da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Tutto questo non fa che aumentare l’Employee Experience che al giorno d’oggi assume grande rilievo negli ambienti di lavoro poiché favorisce una cultura aziendale trasparente, mette il dipendente in primo piano e abilita la collaborazione tra membri di un team. Puntare a migliorare l’employee experience è uno degli obiettivi principali per il 60% delle aziende. Le organizzazioni che avranno più successo nel 2027 saranno quelle che avranno adottato un Digital Workplace in grado di fornire esperienze di lavoro ottimizzate, semplificate e maggiormente produttive.
Tuttavia, l’implementazione di un Digital Workplace presenta anche alcune sfide. In primo luogo, ci possono essere costi iniziali per l’infrastruttura tecnologica e la formazione dei dipendenti che possono variare a seconda delle esigenze specifiche dell’organizzazione. Sicuramente ci sono alcune voci di costo comuni su hardware e software cui vanno aggiunti i costi delle licenze necessarie per le attività quotidiane, oppure legati all’Infrastruttura IT. Per i servizi cloud per l’archiviazione dati, la gestione dei documenti, le applicazioni aziendali o altre funzioni, ci possono essere costi associati che includono abbonamenti, costi di archiviazione aggiuntivi per il traffico dati. O ancora, i costi associati agli strumenti di UCC utilizzati nel digital workplace, come ad esempio le piattaforme di messaggistica, videoconferenza, intranet, PBX, sistemi di gestione dei progetti, strumenti di condivisione dei documenti e altre applicazioni per facilitare la comunicazione tra dipendenti.
L’altra sfida che il Digital Workplace incontra sul mercato riguarda la gestione della sicurezza informatica in quanto questo metodo espone l’azienda a potenziali rischi come la violazione dei dati o l’accesso non autorizzato a informazioni sensibili da parte di malware.
Altri possibili rischi possono riguardare i dipendenti che più o meno involontariamente divulgano informazioni sensibili violando politiche di sicurezza o utilizzando negligentemente i dispositivi aziendali. Anche la mancanza di aggiornamenti di sicurezza e patch sui dispositivi possono lasciare vulnerabilità aperte agli attacchi, come è molto alto il rischio di violazione della privacy dei dati personali dei dipendenti e dei clienti. È necessario quindi che i dati raccolti utilizzati o divulgati siano conformi alle leggi sulla privacy o alle policy interne all’azienda.
Il Digital Workplace è destinato a rimodellare la concezione delle dinamiche lavorative e a dimostrarlo è l’elevato spending pianificato nei prossimi anni. Secondo Gartner, infatti, si passerà dai 22,7 miliardi di dollari del 2020 ai 72,2 nel 2026.
Il ruolo del Managed Service Provider (MSP)
L’implementazione di un Digital Workplace ottimale richiede un’analisi approfondita delle esigenze aziendali e delle risorse disponibili. In molti casi, un’organizzazione può beneficiare dell’assistenza di un Managed Service Provider specializzato nell’implementazione e nella gestione di soluzioni IT e nell’implementazione di ambienti digitali complessi. Grazie alla loro esperienza, gli MSP possono infatti consigliare le migliori pratiche e le soluzioni più adatte alle esigenze specifiche dell’organizzazione. Possono anche occuparsi della gestione continua del Digital Workplace, fornendo supporto tecnico, aggiornamenti e manutenzione. Quando si decide di affidarsi a un MSP, è bene tenere in considerazione che i costi aggiuntivi associati alla consulenza e alla gestione continua verranno compensati dal servizio a valore offerto e garantito. In questo senso, è importante verificare che l’MSP sia affidabile, competente e in grado di fornire un servizio di qualità, poiché l’azienda dipenderà da loro per la gestione e il supporto del Digital Workplace.
Conclusioni
Il Digital Workplace offre numerose opportunità per migliorare l’efficienza e l’efficacia delle aziende. Affidarsi a un MSP esperto può contribuire a massimizzarne i benefici, con un supporto tecnologico specializzato, sicurezza dei dati e una gestione efficiente delle risorse IT. Sfruttando le potenzialità delle tecnologie digitali e collaborando con un MSP, le organizzazioni possono raggiungere un livello superiore di produttività, innovazione, soddisfazione dei dipendenti e minor effort sulle risorse interne.
HiSolution, in qualità di Managed Service Provider, offre una serie di servizi per guidare le aziende verso una migliore adozione del Digital Workplace e le supporta nella gestione e nell’ottimizzazione delle proprie infrastrutture IT, con il monitoraggio e la gestione proattiva H24-7/7 dei sistemi, soluzioni di sicurezza informatica, backup e ripristino dei dati, gestione dell’infrastruttura cloud, supporto tecnico e consulenza IT. HiSolution aiuta le aziende a garantire la sicurezza, l’efficienza e l’affidabilità degli ambienti IT, offrendo al contempo un orientamento strategico per massimizzare le risorse informatiche.
Scegliere di avere al proprio fianco un MSP di fiducia aiuta nella semplificazione della gestione dell’intera infrastruttura e riduce l’effort che impiegano le risorse interne, grazie all’ottimizzazione delle scelte tecnologiche e all’individuazione di quella più idonea a rispondere a precise esigenze.
L’adozione dei Digital Workplace è una scelta consapevole che richiede anche una visione strategica e un impegno notevole, ma i benefici che ne derivano per la propria azienda renderanno l’investimento valido e promettente.
A cura di Giulia Ruggi, Chief Marketing Officer di HiSolution
