Fondato negli anni Ottanta a Napoli, lo Studio Esterino Cafasso offre servizi di alta qualità e competenze nell’ambito della consulenza del lavoro, diritto del lavoro e legislazione sociale, gestione dei rapporti di lavoro – dall’assunzione alla risoluzione, comprese transazioni sia in sede sindacale che presso le commissioni di conciliazione – ad aziende di ogni dimensione, operative a livello italiano ed europeo.
Da sempre, la missione dello studio è quella di soddisfare tutte le esigenze dei propri clienti, supportando ogni loro necessità, affinché possano dedicarsi alle proprie attività imprenditoriali, senza l’onere di occuparsi di adempimenti amministrativi in costante evoluzione. Per farlo in modo sempre più efficiente, nel corso degli ultimi anni l’azienda ha intrapreso un percorso di innovazione tecnologica significativo volto a ottimizzare i processi interni ed esterni con l’utilizzo di nuovi sistemi moderni ed efficaci. Percorso che ha visto anche una rivoluzione dal punto di vista della dematerializzazione dei documenti cartacei, realizzata con l’ausilio di avanzate soluzioni di acquisizione.
La sfida
Uno Studio di consulenza che gestisce le posizioni di oltre 10.000 lavoratori ogni mese produce un numero elevato di documenti – che comprendono, tra gli altri, comunicazioni di assunzione, cedolini paga, modelli CU, contratti, circolari per aziende e dipendenti – che l’azienda deve conservare per legge per almeno 10 anni nel completo rispetto delle norme relative alla privacy dei dati acquisiti.
La mole di documenti cartacei generati in 40 anni di attività aveva portato lo Studio a occupare a uso archivio un intero piano dell’edificio in cui opera, in modo tale da avere i faldoni a disposizione senza però occupare troppo spazio e creare confusione negli uffici dei 20 collaboratori attivi.
Tuttavia, questa soluzione stava diventando troppo complessa: le attività di consultazione erano rallentate e il loro svolgimento richiedeva molto tempo. Lo spirito innovativo che da sempre contraddistingue lo Studio, favorito dalla migrazione al lavoro da remoto avviata a seguito dell’emergenza vissuta, ha portato alla decisione di intraprendere un percorso di dematerializzazione dei documenti cartacei al fine di ottimizzare i processi di gestione, integrazione e utilizzo dei dati e abilitare un’operatività più agile e veloci da qualsiasi luogo.
“Abbiamo sempre ritenuto l’innovazione digitale un elemento importante della nostra attività al fine di poter supportare i nostri clienti al meglio e consentire ai dipendenti di operare in modo dinamico e flessibile,” sottolinea Maria Cafasso, CEO dello Studio Cafasso. “Gli investimenti tecnologici effettuati nel corso degli ultimi anni non potevano escludere il processo di dematerializzazione per snellire e velocizzare i processi di consultazione e utilizzo della quantità significativa di documenti che produciamo per i nostri clienti.”
La soluzione
Studio Cafasso ha deciso quindi di affidarsi alla consolidata esperienza di 081Lab, software house con sede a Napoli specializzata nello sviluppo di soluzioni informatiche a 360°, per un’attenta analisi delle opportunità e dei dispositivi disponibili sul mercato che rispondessero in modo adeguato alle necessità emerse. L’utilizzo di dispositivi multifunzione, già presenti in azienda, si era infatti rivelato inadeguato alla mole e alla complessità dei documenti da acquisire e dopo approfondite valutazioni, lo Studio ha ritenuto gli scanner Fujitsu SP-1120 e Fujitsu fi-7140 le soluzioni più performanti ed efficaci da implementare al proprio interno.
Il progetto si è svolto in modo semplice e veloce e 081Lab lo ha supportato in modo efficace con la creazione di un software personalizzato che si integra con la piattaforma utilizzata all’interno dello Studio. In questo modo, i dati acquisiti in fase di scansione vengono caricati direttamente nel database, rendendoli di fatto subito disponibili per tutti i dipendenti.
Caratterizzati da un design compatto e prestazioni elevate, gli scanner consentono a Studio Cafasso di effettuare scansioni di lotti di documenti differenti e di vario spessore in modo rapido e affidabile, garantendo la protezione della carta al fine di impedire che vengano danneggiati, e nel completo rispetto delle normative di protezione e privacy dei dati.
Benefici
· Digitalizzazione precisa, affidabile e veloce dei documenti
· Elevata flessibilità nell’organizzazione, gestione e utilizzo dei documenti digitali
· Disponibilità immediata dei dati acquisiti
· Velocità di consultazione raddoppiata
· Incremento della produttività
· Possibilità di operare da remoto in modo dinamico, senza la necessità di recarsi nell’archivio fisico
· Ottimizzazione di tempo, spazio e risorse
Il risultato
Le tecnologie Fujitsu hanno contribuito al processo di digitalizzazione dello Studio Cafasso consentendo di acquisire, archiviare e gestire in modo affidabile e sicuro una mole enorme di documenti cartacei generati nel corso dell’attività. Questo nuovo approccio ha permesso di snellire e accelerare i processi operativi, rendendo i flussi di lavoro più rapidi e agili e incrementando il livello di consultazione e collaborazione di chi opera nello studio.
“Tutto questo si riflette in un significativo incremento di efficienza e produttività e in un netto miglioramento dell’esperienza di lavoro dei dipendenti, che ora possono operare in modo più veloce e collaborativo, condividendo dati e informazioni digitali nell’immediato, senza la necessità di spostamenti, da qualsiasi dispositivo e luogo,” sottolinea Maria Cafasso.
