I giorni del fax sembrano essere davvero contati. Sono diverse le iniziative in Europa che tendono a limitare l’utilizzo di questo strumento considerato ormai obsoleto. Nel Regno Unito, per esempio, l’autorità di regolamentazione delle telecomunicazioni (Ofcom) ha proposto modifiche normative in base alle quali i fornitori non saranno più obbligati a fornire apparecchi fax nell’ambito dell’Universal Service Obligation (USO), una normativa che consente ai cittadini di accedere a servizi a prezzi accessibili. In questa particolare classifica, l’Italia è in prima fila, e già nel 2013, col “Decreto Fare” è stato ufficialmente vietato l’uso del fax nella Pubblica Amministrazione.
Non tutti i paesi europei però hanno una legislazione così stringente e sono ancora numerosi i fan del fax come strumento di comunicazione: l’esempio più eclatante è la Germania, dove secondo una ricerca dell’associazione digitale Bitkom, l’82% delle aziende continua ad usarlo quotidianamente.
Non è sorprendente che nell’era della trasformazione post-digitale e del lavoro ibrido il fax sia destinato ad essere sempre più uno strumento nel passato. Tuttavia, nelle organizzazioni e nei settori in cui il fax gioca ancora un ruolo importante per comunicare e ricevere conferme di consegna, ci si chiede quale sia il passo successivo e quanto sia facile sostituire un sistema consolidato con uno nuovo.
Il meccanismo del fax è stato onnipresente per l’invio di documenti, per esempio, nella sanità britannica per molti anni, anche se molto costoso e difficile da mantenere. In passato il fax garantiva la sicurezza del trasferimento dei dati grazie alla sua crittografia punto-punto, ma oggi esistono modi migliori per garantire che i dati vengano trasferiti in modo sicuro.
I processi cartacei esistono ancora
Secondo una recente ricerca di Quocirca, commissionato da PFU, il 42% delle organizzazioni sta cercando di passare a un ambiente privo di carta ma solo l’1% è riuscito a raggiungere questo obiettivo. Ciò indica, quindi, che l’eliminazione della carta non è qualcosa che avverrà a breve termine. Tuttavia, poiché il fax diventerà presto ancora più obsoleto, le organizzazioni che si affidano a questi dispositivi arcaici dovranno cercare alternative che consentano di trasferire documenti fisici in modo sicuro e di gestirli e controllarli in modo efficiente. Inoltre, queste soluzioni ridurranno la possibilità di errore e il rischio che i dati riservati finiscano nelle mani sbagliate.
La scansione dei documenti potrebbe essere un’opzione valida non solo per sostituire l’invio di fax, ma anche per consentire la digitalizzazione dei file per snellire i processi cartacei e aumentare la produttività. Esistono dispositivi che le aziende possono collegare via WiFi o LAN con applicazioni che fanno funzionare lo scanner esattamente come un fax. In questo modo, le aziende che dispongono di un sistema con server fax possono facilmente installare lo scanner senza dover modificare la propria infrastruttura.
Alcune strutture sanitarie stanno già sperimentando i vantaggi dell’uso dello scanner per gestire l’elevato numero di richieste di accesso all’ambulatorio, che in precedenza erano lente e costose da elaborare. Grazie a una soluzione digitale integrata nello scanner stesso, i professionisti possono scansionare a una velocità di 60 pagine al minuto e caricare fino a 80 fogli alla volta. Ciò consente di elaborare in modo efficiente le richieste di dati, acquisendoli e componendoli in modo semplice e sicuro.
Se un tempo il fax era un punto fermo dell’ufficio, negli ultimi anni è diventato un chiaro ostacolo alla gestione efficiente dei documenti. Il modo in cui le informazioni vengono gestite, ordinate e inviate è cambiato radicalmente nel corso del tempo e, mentre i processi basati sulla carta rimarranno sul posto di lavoro, i cambiamenti legislativi rappresentano un’opportunità per le organizzazioni di diversi settori, o addirittura di altri Paesi, di ripensare i propri processi di gestione dei documenti e il loro impatto sull’azienda.
Di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU (EMEA) Limited Italia
