Alla convention MEEP di Malta, a settembre 2024, Passepartout, software house sammarinese, ha presentato le ultime novità a livello della propria offerta e di evoluzione della propria strategia, anche alla luce delle recenti acquisizioni.
Insieme a Simone Casadei Valentini e Christian Pari, rispettivamente a capo delle aree assistenza/formazione e sviluppo delle soluzioni per PMI e professionisti, abbiamo fatto il punto della situazione per capire meglio la direzione che vorrà prendere Passepartout per offrire nuove opportunità ai suoi clienti.
Iniziamo da Mexal, il vostro gestionale per la gestione del magazzino e della contabilità. Come state evolvendo la soluzione e quali sono le ultime novità?
Christian Pari: “Mexal è un software in continua evoluzione e oggi non è più centrato solo su contabilità e magazzino. Grazie all’acquisizione di IF Technology abbiamo oggi a nostra disposizione una soluzione che permette di far dialogare le macchine di produzione con il gestionale e completa Mexal anche dal punto di vista delle funzionalità tipiche di un MES.
Si sono aperte così nuove opportunità in relazione all’Industry 4.0, oggi Transizione 5.0, soprattutto per quanto riguarda il risparmio energetico”.
Simone Casadei Valentini: “Proprio grazie alle spinte arrivate da Industry 4.0 e dall’acquisizione di IF Technology, Passepartout ha deciso di investire sulle funzioni di produzione di Mexal native, oltre che sul MES acquisito, quindi abbiamo registrato un’impennata di installazioni in ambito produzione”.
Quali altri novità su Mexal avete annunciato al MEEP di Malta?
Simone Casadei Valentini: “Sicuramente l’automazione legata all’importazione delle fatture elettroniche tramite AI, quindi la contabilizzazione sempre più spinta, sempre più automatica, delle fatture che arrivano dall’esterno. Ovviamente le fatture dall’esterno hanno un contenuto strutturato nell’XML ma non è sufficiente per ricontabilizzarle e quindi Passepartout ha creato un sistema che condivide in maniera anonima i dati di tutti gli utenti che hanno accettato di partecipare al mondo AI e quindi oggi abbiamo a disposizione un database con milioni di record di abbinamenti fra riga della descrizione della fattura, corpo e conto economico. Tutto questo ci dà la possibilità di avere un controllo di gestione molto più spinto visto che la singola fattura non è gestita solamente a livello contabile ma anche con un dettaglio informativo utile al controllo di gestione aziendale.
Grazie a questa novità, annunciata il 9 dicembre, diventa possibile automatizzare la contabilizzazione non solo su Mexal ma anche per i commercialisti. Questa automatizzazione dell’attività di contabilizzazione delle fatture elettroniche, che è costosa a livello umano e in termini di tempo, interviene con una forte ottica di semplificazione permettendo ai commercialisti di dedicarsi maggiormente alla consulenza”.
Per Passcom, gestionale per commercialisti per tutte le esigenze di gestione dello studio, invece, quali sono le novità in cantiere?
Simone Casadei Valentini: “Lato Passcom ovviamente questa parte della contabilizzazione si va a sovrapporre. La natura del software è uguale a quella di Mexal ma ovviamente Passcom va a declinare in maniera più massiva tutte le attività per gli studi di commercialisti, che grazie al nuovo sistema di cui abbiamo parlato possono spingersi fino ad un vero e proprio controllo di gestione. Se l’utente va ad abbinare gli articoli acquistati con dei conti economici più dettagliati è possibile arrivare a fare un bilancio già ripartito per categorie, quindi, entra in gioco un controllo di gestione più avanzato grazie all’AI e a ChatGPT.
Un altro aspetto su cui stiamo lavorando e contiamo di avere pronto per i primi mesi del 2025 è quello di mettere a disposizione del commercialista già dal mattino una contabilizzazione immediata senza passare dal via, quindi senza svolgere le singole fasi di caricamento del sistema di scan, di riposizionamento nel documentale e di contabilizzazione. Il commercialista si troverà già le fatture in contabilità così da capire subito come va la situazione, qual è il fatturato e quali sono i costi aggiornati in tempo reale e avrà già pronto un bilancio, un’indicazione gestionale fresca, per l’invio al cliente dello studio”.
Come è già emerso, Passepartout sta lavorando per rendere Mexal e Passcom sempre più sinergici. Da dove nasce questa esigenza e come si traduce in concreto questa sinergia?
Christian Pari: “La sinergia tra queste due soluzioni deriva dall’aspetto tecnico ovvero dal fatto che hanno molte funzionalità in comune, quindi, diventa molto facile per noi di Passepartout far dialogare i due prodotti, che condividono lo stesso codice sorgente. Le due soluzioni sono collegate in maniera nativa e quindi c’è un grande vantaggio per il commercialista di collegare Mexal all’azienda andando a prelevare i dati ed elaborarli sul proprio Passcom oppure può fare consulenza al cliente finale partendo direttamente da Passcom o Mexal a seconda della dimensione dell’azienda che segue. Questo modello, che noi chiamiamo Studio Esteso, permette di avere un’alta efficienza nei processi perché non c’è scambio dati tra i due programmi ma è tutto automatizzato. Si tratta di un punto distintivo di Passepartout perché mentre i concorrenti hanno almeno due gestionali, uno per la PMI e uno per i commercialisti, noi abbiamo la caratteristica di aver un unico sorgente con due prodotti che lavorano in sinergia.
Questo dà anche una notevole forza ai nostri partner sul territorio (coi quali stiamo lavorando nell’ambito del progetto Partner 5.0), che hanno un ruolo fondamentale nella vendita e nella implementazione dei singoli progetti, mentre noi vantiamo un team di assistenza, vicino ai nostri analisti qui in sede, composto da circa 50 persone che assistono direttamente 2.500 studi sui 3.600 totali: un team che continua a crescere di pari passo con il business e che garantisce una risoluzione pressoché immediata dei problemi grazie anche agli aggiornamenti in real time con tutte le novità fiscali”.
In sintesi: quali sono i vantaggi di questa sinergia su cui state lavorando?
Simone Casadei Valentini: “Il primo vantaggio è quello che il dato viene gestito solo una volta, non si ha quindi un travaso. Il dato è inserito dall’attore che lo lavora per primo e non deve essere trasferito in altri settori ma diventa patrimonio del gestionale. Quindi è possibile per il commercialista fare il bilancio senza dover ritrasferire la fattura, perdere informazioni, tempo ed efficienza. Il tutto va ad arricchire il bouquet dei servizi offerti dal commercialista che così può vendere anche la consulenza e porta il consulente It, che è il partner, ad aiutare nell’avviamento dell’azienda. Un dato importante da considerare è che il commercialista su tutto questo fa margine e diventa un vero e proprio consulente che si può anche specializzare in materie che prima erano patrimonio esclusivo degli aziendalisti, non è più destinato a fare solo la contabilità. Una tematica importante anche per far fronte al calo del personale dal momento che ci sono sempre meno commercialisti e quelli che ci sono si trovano a dover gestire una complessità normativa esponenziale. Motivo per cui la nostra assistenza in tempo reale dalla sede diventa un vero punto di forza per dirimere queste questioni tanto è vero che siamo convinti che senza assistenza non si vende più il programma, che di suo è stabile”.
Torniamo a parlare di intelligenza artificiale, che è centrale in questa sinergia tra Mexal e Passcom: qual è la vostra visione?
Christian Pari: “Il tema dell’intelligenza artificiale oggi è amplissimo ed è chiaro che va contestualizzato in relazione al nostro settore di riferimento e all’uso che ne fanno quotidianamente i nostri clienti.
Siamo partiti dall’import della fattura elettronica ed abbiamo anche rilasciato un assistente virtuale che si appoggia a ChatGPT, che è stato addestrato sulla nostra base dati trentennale. Avere un assistente virtuale che risolve le questioni più semplici e ricorrenti è un grande aiuto per il cliente, senza tralasciare comunque l’importanza dell’assistenza umana, che, come abbiamo visto, è un fiore all’occhiello di Passepartout. L’assistenza virtuale è un modo per alleggerire le domande ripetitive e sarà nostra cura lavorare per ampliare la base dati e l’AI sarà poi applicata nella business intelligence, nelle azioni predittive e in tutte quelle funzioni dove si ha necessità di una automazione”.
Simone Casadei Valentini: “La nostra sfida adesso è quella di creare un sistema interno migliore di Copilot e uno dei nostri vantaggi è che noi alimentiamo le informazioni in tempo reale praticamente. Sicuramente Copilot ha la forza dell’essere parte di una multinazionale ben strutturata a livello mondiale”.
Grandi novità, avete annunciato al MEEP di Malta, anche in relazione alla Business Intelligence. Di cosa si tratta?
Simone Casadei Valentini: “Passepartout vanta una storia ventennale con la business intelligence, culminata prima con il lancio di PBMI e ora di Pass Analytics, che però si è dimostrato poco fruibile. Oggi il nostro strumento di punta nel mondo della Business Intelligenze è PassBI, uno strumento potentissimo che riduce del 99% i tempi di ETL e di analisi: un servizio cloud erogabile su tutti i prodotti Passepartout che sarà disponibile entro metà anno per i prodotti Ho.Re.Ca e per fine anno anche per Mexal e Passcom.
Lo step successivo sarà poi quello di accogliere i dati di applicazioni terze, perché diversi clienti chiedono di convogliare nell’analisi dati, nella visione dell’intelligence, non tanto solo i dati dell’ERP, ma anche del sistema informativo interno, delle altre fonti che oggi non gestiamo. L’infrastruttura, quindi, è stata studiata proprio per andare ad ospitare non solo i nostri dati ma anche quelli degli altri sistemi e per poi metterli a fattor comune dando delle analisi specifiche su tutta l’informazione che detiene l’azienda”.
