a cura di Paolo Recrosio, Amministratore Delegato di Xerox Italia
La perdita di dati su materiali cartacei è un fenomeno tuttora altamente comune. Mentre gli attacchi online fanno notizia, gli imprevisti relativi ai documenti cartacei rappresentano, ancora oggi, una significativa causa di perdita dati. È importante rendersi conto che i dispositivi di stampa connettono un’intera rete aziendale pertanto la sicurezza dei processi aziendali, che tradizionalmente richiedono un impiego massiccio di carta, dovrebbe essere inclusa all’interno degli sforzi volti a salvaguardare le informazioni in un ambiente sempre più digitalizzato. I processi di stampa dovrebbero accompagnarsi alla mobilità, a politiche quali BYOD (bring your own device), a servizi cloud computing e ai big data quando si tratta di proteggere le informazioni.
Il mondo del business ha visto un significativo cambiamento nel modo di lavorare. La sfida, ora, è di proteggere e integrare i documenti cartacei nell’era digitale.
Gestire la stampa nelle aziende
Ancora oggi, molte organizzazioni si affidano eccessivamente alla carta per supportare i loro processi aziendali. Una recente inchiesta promossa da Quocirca ha rivelato che circa un terzo (il 30%) delle aziende europee vede l’attività di stampa come fondamentale per i propri affari. L’inchiesta sottolinea, inoltre, l’enorme rischio di perdita di dati che rappresenta la carta. La sicurezza dei documenti è la sfida principale nella gestione delle attività di stampa e la preoccupazione principale per quanto riguarda la sicurezza di questi processi risulta essere la necessità di controllare informazioni confidenziali o riservate stampate con mezzi condivisi.
Quocirca afferma che il 70% delle aziende ha ammesso di avere affrontato, lo scorso anno, almeno una violazione dei dati per colpa di stampe non effettuate in sicurezza. Sebbene le imprese si aspettino una diminuzione del volume di stampa – e questo andrà ad annullare parzialmente questo rischio – tutto questo non avverrà in una notte. Nel frattempo, processi come i servizi di stampa gestita (MPS) giocheranno un ruolo importante nel mettere in sicurezza l’infrastruttura per la stampa in un ambiente lavorativo dove le informazioni, nonostante la loro natura confidenziale, sono alla portata di chiunque.
Proteggere la parola stampata
In un ambiente lavorativo di grandi dimensioni, ogni giorno il personale utilizza le stampanti per inviare informazioni di grande valore attraverso l’azienda, spesso senza pensarci due volte – e il materiale stampato può essere visto da chiunque. In situazioni del genere, un dispositivo MPS lavora per eliminare il rischio che documenti stampati o dati confidenziali finiscano nelle mani sbagliate, offrendo gli strumenti necessari per semplificare e salvaguardare il processo di stampa:
Autenticazione. Una soluzione semplice per affrontare l’accumulo di documenti potenzialmente confidenziali nel vassoio della stampante è la funzione di autenticazione, che assegna un codice PIN ai documenti da stampare e si assicura che essi rimangano in attesa di stampa fino a che non sono lanciati dall’utente.
Accesso da dispositivi mobile. Nell’era del BYOD, fornire al personale mobile un server sicuro da cui lanciare le stampe, indipendentemente dal luogo di lavoro, permette di stampare su qualsiasi dispositivo interno o esterno all’azienda senza compromettere le informazioni aziendali.
Tecnologie per la sicurezza. I tradizionali software per la sicurezza, come quelli offerti da rivenditori quali Cisco o McAfee, non sono più limitati ai personal computer e ai dispostivi mobile, ma si possono combinare con le tradizionali infrastrutture per la stampa per aiutare il monitoraggio continuo della sicurezza e per proteggere gli affari da malware e virus prima che questi diventino una minaccia.
Prepararsi al passaggio dai flussi di lavoro su carta al digitale
Per dirla con semplicità, fino a quando le aziende cresceranno, includendo sempre più materiali online all’interno della loro struttura lavorativa offline – sarà sempre più importante trovare un equilibrio tra il bisogno di processi cartacei sicuri e la necessità di una digitalizzazione.
Servizi come gli MPS avranno un ruolo fondamentale nel colmare questa lacuna. Come mostrano i risultati dello studio condotto da Quocirca, mentre le aziende moltiplicano i loro sforzi per aumentare la sicurezza, esse hanno ancora del lavoro da svolgere per proteggere le infrastrutture di stampa – e i servizi MPS sono solo il primo passo.
