Prima volta per SAP in sanità: l’Azienda Ospedaliero – Universitaria di Ferrara l’ha scelta per implementare il suo nuovo sistema ERP, che integra tutte le aree, dall’amministrazione alle attività di reparto, dalla clinica specialistica all’assistenza.
Cominciato alcuni anni fa, il progetto è stato oggi completato con l’arricchimento di nuove funzionalità sugli aspetti clinici. Sono inoltre in fase di progettazione altri due iniziative innovative: il braccialetto elettronico identificativo del paziente e la prescrizione e somministrazione elettronica dei farmaci.
Una delle novità più interessanti riguarda proprio l’utilizzo del braccialetto elettronico provvisto di bar code: quando il paziente viene ricoverato, il sistema informativo ospedaliero SAP – integrato con un sistema di anagrafe centralizzato gestito dall’USL, ricerca l’anagrafica del paziente, ne conferma il ricovero e stampa il braccialetto da apporre al polso della persona. Il braccialetto non solo consente al personale ospedaliero di riconoscere correttamente il paziente, ma fornisce anche tutte le informazioni utili ad una corretta somministrazione della terapia, riducendo quindi il rischio di errore.
Relativamente alla prescrizione e somministrazione informatizzata e del magazzino di reparto chiariamo subito a cosa serve: permettere al medico di compilare informaticamente la prescrizione della terapia che dev’essere somministrata a un determinato paziente dando la possibilità di interagire dinamicamente col sistema nella scelta del principio attivo più adatto. Il sistema può addirittura intervenire bloccando il medico nel caso di scelta di un principio attivo non adatto o di interazione problematica tra principi attivi.
Successivamente, durante la fase di allestimento della terapia, la componente infermieristica può aprire la prescrizione e predisporre la terapia, con l’ausilio del codice a barre del farmaco. L’ultima fase è quella della somministrazione eseguita dall’infermiere anche tramite l’ausilio del codice a barre del braccialetto elettronico del paziente e della terapia stessa. Il sistema consente, inoltre, una gestione del magazzino e degli approvvigionamenti ottimali, grazie alla visibilità in tempo reale della disponibilità o esigenza di determinati farmaci.
Affidandosi a SAP l’ospedale ha avuto così la possibilità di ottenere il massimo livello di integrazione tra tutte le aree di attività e di fare leva sulle potenzialità di interoperabilità del software con altri sistemi. Questo permette all’Azienda Ospedaliero – Universitario di Ferrara di offrire oggi un servizio in grado di garantire al paziente continuità assistenziale attraverso un unico sistema completo, di ridurre l’incidenza del rischio e migliorare la gestione delle risorse e, quindi, dei tempi di attesa. A questi benefici per il paziente, si aggiungono risultati ottenuti in ambito amministrativo e di gestione del magazzino, come la riduzione del 60/70% dei tempi di rilevamento delle richieste di acquisto e della loro gestione, la riduzione nell’uso della carta del 70% e dei tempi di gestione dei pagamenti del 30-40%.
La collaborazione tra le due realtà proseguirà poi in chiave mobile, per rendere ancora più efficiente il modo di lavorare di medici e infermieri all’interno della struttura.
Il progetto d’implementazione della tecnologia SAP è nato nel 2004 per rispondere a un’esigenza di modernizzazione del sistema informativo e coprire gli ambiti all’epoca non ancora informatizzati. L’obiettivo era, inoltre, quello di razionalizzare e semplificare l’integrazione nativa tra i sistemi a supporto dei processi di cura e della gestione operativa, in modo da dare agli operatori un’interfaccia unica attraverso cui accedere a tutte le informazioni: non solo dati sanitari, ma anche amministrativi e di gestione dei processi di approvvigionamento. Tra il 2004 e il 2005 è stata, quindi, avviata una prima installazione dell’ERP SAP e lo sviluppo delle funzionalità sull’area amministrativa; in seguito (2006-2011), il piano ha previsto l’implementazione della area sanitaria. Il 2012 è stato l’anno del trasferimento presso una nuova sede ospedaliera, un fatto che ha reso necessario rivedere le funzionalità anche del sistema informativo, in particolare nell’ottica di attivazione di una serie di centralizzazioni delle funzioni tra cui un avanzato sistema organizzativo di gestione di tutta la piastra operatoria. Per questo, in strettissima collaborazione alla Direzione Medica di Presidio ed alla Direzione Assistenziale, su mandato della Direzione Strategica, è stato analizzato e progettato ed attivato un percorso chiamato CUNICO (centro unico percorso operatorio) che ha visto la necessità di informatizzazione di tutta l’attività di day-surgery.
La Centralizzazione dei percorsi di day-hospital ha comportato, inoltre, lo studio e progettazione di un nuovo strumento informatizzato, un “planner” di disponibilità di letti e poltrone in tempo reale, da mettere a disposizione di tutte le unità operative.
Testo a cura dell’Ing. Andrea Toniutti, Direttore Dipartimento Interaziendale Gestionale Tecnologia della Comunicazione e dell’Informazione I.C.T Azienda Usl di Ferrara e Azienda Ospedaliero-Universitaria di Ferrara
