Molte aziende del settore pubblico e privato, ancora oggi, gestiscono manualmente grandi quantità di documenti cartacei, impiegando tempo e risorse nella ricerca e condivisione delle informazioni, correndo altresì rischi elevati legati all’errore umano e alla destrutturazione dei processi documentali.
PanelPlus 3.3 di Kyocera Document Solutions Italia, attiva nelle soluzioni documentali per l’ufficio, è una nuova soluzione per la personalizzazione, automatizzazione e semplificazione dei processi di cattura, digitalizzazione e archiviazione documentale su sistemi multifunzione Kyocera HyPAS, unico pre-requisito di compatibilità per l’adozione di questo software su sistemi Kyocera.
PanelPlus trasforma i documenti cartacei in formato digitale, inviando i dati acquisiti a diverse destinazioni predefinite in maniera semplice ed efficace. È una soluzione pensata soprattutto per le piccole imprese con l’obiettivo di dare loro un servizio a valore aggiunto senza richiedere approfondite conoscenze in ambito IT.
I documenti, una volta acquisiti, vengono archiviati sulle diverse destinazioni in formati differenti (PDF, PDF/A, etc.), e l’utente ha la possibilità di selezionare dal pannello del multifunzione, personalizzabile con immagini e loghi, una serie di valori e metadata, utili per l’indicizzazione dei documenti stessi.
Inoltre, la possibilità di personalizzazione in fase di programmazione, assicura il rispetto degli standard di conformità aziendali e una precisa standardizzazione dei processi.
La soluzione si compone di due moduli: un tool da installare su PC, PanelPlus Designer e un’applicazione HyPAS da installare sul multifunzione Kyocera.
PanelPlus Designer permette la creazione del flusso documentale personalizzato sulle proprie necessità di scansione, copia e fax attraverso l’attivazione di tasti funzione “one touch” sul pannello del sistema multifunzione. Attraverso questo tool è possibile definire anche le liste di selezione per la gestione dei metadata. PanelPlus HyPAS, invece, consente la visualizzazione, sempre sul display del device, di quanto creato con il tool precedente.
