A cura di Paolo Recrosio, Presidente e Amministratore Delegato di Xerox Italia
Talvolta, capita che durante un discorso vengano usate in maniera inesatta parole particolarmente in voga al momento, come “cloud”, facendo riferimento al senso lato del termine, ossia innovazione. Se invece parlassimo di cloud per ciò che realmente è, in relazione per esempio al mondo dei documenti aziendali, alle informazioni in essi contenute e ai flussi di lavoro che li gestiscono, capiremmo subito perché è importante contestualizzare e parlare di cloud in riferimento ai servizi di stampa gestititi (MPS).
Le aziende, infatti, stanno affrontando importanti sfide legate alla stampa gestita e al flusso di documenti all’interno degli uffici. I costi in continuo aumento, gli imponenti investimenti di tempo ed energia, l’inefficienza di hardware e software obsoleti e il dover lavorare in maniera limitata per via delle numerose restrizioni di sicurezza sono solo alcune delle motivazioni più urgenti che spingono all’adozione del cloud.
La gestione di questi documenti permette alle aziende di creare processi automatizzati e ripetibili in grado di favorire un’ingente crescita dell’efficienza aziendale. Inoltre, tutto questo può portare a velocizzare la diffusione delle informazioni verso clienti, fornitori e agenti, incoraggiando così una maggiore soddisfazione nonché fidelizzazione del cliente.
I fornitori di soluzioni MPS come Xerox, la cui ultima generazione di servizi di stampa gestiti consente ai clienti di avere un maggior controllo dell’informazione mantenendo la gestione dei fattori rilevanti per il business quotidiano quali produttività, mobilità, sicurezza e sostenibilità, si troveranno presto ad affrontare la sfida di combinare risorse diverse – hardware, software e competenze – per accelerare il processo di automazione catturando, immagazzinando, condividendo e trasformando i documenti cartacei ed elettronici.
Quando i servizi di stampa gestiti basati su cloud vengono combinati alla gestione documentale come in questo caso, è possibile garantire una reale gestione dei contenuti grazie a soluzioni come le stampanti multifunzione.
I fornitori devono, inoltre, assicurarsi che le informazioni ricavate dai documenti siano rese disponibili attraverso il cloud agli utenti autorizzati tramite un accesso protetto da password, garantendo strette misure di sicurezza e supportando la trasformazione delle informazioni su carta in contenuti digitali e flessibili.
Ovviamente, oltre a prevedere la possibilità di accedervi da remoto, i fornitori di servizi cloud devono garantire l’accesso ai contenuti in qualsiasi luogo e momento, così che i dipendenti possano organizzare, elaborare e condividere meglio i documenti.
Indipendentemente dalla grandezza dell’azienda e dal tipo di flusso di documenti con cui si avvia la propria attività, siano essi personali o di altro tipo, i servizi cloud aiutano a costruire una strategia efficace per tenere sotto controllo le informazioni, riuscendo a gestire, allo stesso tempo, questioni come la produttività, la mobilità, la sicurezza e la sostenibilità nonché una più estesa trasformazione digitale. Il cloud, infatti, regge tutti quegli altri aspetti delle trasformazione digitale – mobile, social e big data – che lo rendono un neologismo assolutamente degno di nota.
