L’obbligo di fatturazione elettronica è qualcosa che interessa sia le realtà della pubblica amministrazione che quelle che operano nel settore privato, nel B2B come nel B2C.
Si tratta di un sistema pensato in linea con gli sviluppi della digitalizzazione e che vede alla base la possibilità di rendere più agili e strutturati i processi che riguardano le fatture: emissione, trasmissione ma anche conservazione.
Ciò evita che si realizzino degli sprechi per quanto concerne la carta, a fronte di una riduzione dei costi per l’ambiente.
L’impiego di un software fatturazione elettronica si rivela una soluzione in grado di fare la differenza a più livelli non solo per effettuare le procedure di base inerenti le fatture, ma anche per la gestione dell’attività in senso più ampio, ad esempio tramite l’incasso e la registrazione dei pagamenti, oppure nell’emissione di preventivi.
Il software può avvalersi della tecnologia cloud, la quale permette l’accesso da qualsiasi device dotato di connessione internet (pc, smartphone e tablet), nonché l’archiviazione dei dati in server sicuri.
La fatturazione è qualcosa che risulta alla portata di tutte le aziende, con volumi più o meno importanti di business: multinazionali, PMI e lavoratori autonomi.
Tramite un software di fatturazione elettronica, si predispongono fatture secondo il formato particolare dall’Agenzia delle Entrate, un fattore che determina la validità del processo nella sua totalità, assicurandone l’integrità.
Oltre a ciò, il flusso di notifiche rende possibile verificarne la gestione e, di conseguenza, limitare l’errore.
Fatturazione elettronica vs fatturazione cartacea nel regime forfettario
Il regime forfettario è l’unico al momento che risulta agevolato per quanto riguarda i contribuenti a partita IVA. La sua introduzione risale al 2015, anno in cui è andato a sostituire il regime dei minimi.
Al momento non vige, per chi ha modo di usufruire di questo regime agevolato, l’obbligo di emettere fattura elettronica, ad eccezione per coloro che nel 2021 hanno superato il limite di 25.000 euro di ricavi/compensi .
Tale obbligo entrerà in vigore a partire dal 1° gennaio 2024 per tutti i contribuenti forfettari, indipendentemente dal fatturato.
Ma siamo sicuri, a prescindere, che la fatturazione cartacea risulti più conveniente rispetto a quella elettronica? Proviamo a confrontare i due approcci.
Fatturazione cartacea: come procedere
Normalmente la redazione di una fattura cartacea avviene previa compilazione su un foglio di carta oppure tramite un foglio di calcolo o ancora attraverso un software.
La fattura viene poi convertita in PDF e inviata al cliente attraverso la casella di posta elettronica.
Si può utilizzare la PEC o un codice destinatario che deve essere abbinato in maniera inequivocabile alla partita IVA, messo gratuitamente a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.
Indipendentemente dal metodo di ricezione, il contribuente a regime forfettario dovrà in ogni caso conseguire una copia cartacea del documento, che va stampato e conservato all’interno di archivi deputati allo scopo.
In alternativa può usufruire del servizio gratuito messo in campo per la conservazione delle fatture in formato cartaceo dall’Agenzia delle Entrate.
Il procedimento è, come si può vedere, piuttosto elaborato. Vediamo a questo punto come funziona la fatturazione elettronica quando predisposta tramite i programmi di ultima generazione.
La fatturazione elettronica
Un software dedicato alla fatturazione elettronica è molto più pratico da usare e facilita l’operazione di emissione/ricezione delle fatture. I passaggi sono i seguenti:
- Si accede al software. Qui è possibile compilare la fattura e poi inviarla al destinatario, previo passaggio con il Sistema di Interscambio o SdI che funge da intermediario.
- La ricezione delle fatture avviene sempre all’interno del software; per la registrazione bastano pochi istanti.
- Anche la conservazione si verifica direttamente nel software, che si impegna a custodire i documenti per tutto il tempo necessario.
I programmi di ultima generazione assicurano una gestione ottimale delle fatture e rendono superfluo, per non dire superato, l’utilizzo del vecchio sistema cartaceo. Sono perciò da considerare come una formula in grado di implementare i vantaggi che contraddistinguono la fatturazione elettronica.
Quest’ultima risulta obbligatoria ormai da diversi anni per chi ha una partita IVA con regime ordinario.
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un programma gratuito ma la maggior parte dei soggetti economici preferisce i software gestionali a tecnologia cloud. Vediamo perché analizzandone i vantaggi.
I vantaggi della tecnologia cloud per la fatturazione elettronica
Quali sono i vantaggi della tecnologia cloud per chi ha partita IVA, indipendentemente dal regime fiscale? Ce ne sono diversi. Vi proponiamo un elenco di quelli principali:
- Semplificazione della procedura, sia quando la fattura è in entrata che quando è in uscita.
- Ogni cosa è al suo posto, in un unico luogo virtuale e a portata di mano.
- Massima sicurezza nel trattamento dei dati.
- Possibilità di gestire in maniera sinergica le fatture, a fronte di una condivisione ottimale con gli addetti alla contabilità interna, incluso il commercialista.
- Il programma può essere utilizzato sia da pc che da mobile.
- Ogni operazione è fatta in linea con la normativa nazionale.
La tecnologia cloud consente di semplificare la fatturazione elettronica e allo stesso tempo di avere una contabilità in regola, priva di errori, garantendo ulteriore stabilità a livello contabile e gestionale all’azienda.
