La PEC (Posta Elettronica Certificata) è, come è noto, un sistema di posta elettronica che permette ai mittenti di inviare e ricevere comunicazioni con pieno valore legale. Tale strumento, paragonabile alla raccomandata con ricevuta di ritorno, è ormai diventato obbligatorio per le aziende, i professionisti e le organizzazioni pubbliche poiché garantisce la conservazione e la tracciabilità delle comunicazioni rispettando tutti i requisiti della normativa vigente.
Al di là dell’obbligo di legge, la PEC è soprattutto un importante strumento per facilitare gli adempimenti di un’azienda nei confronti di fornitori, clienti ed enti pubblici, purché sia utilizzata in modo ordinato. Al contrario, una gestione non metodica della PEC può causare problemi che spaziano dal non sapere chi ha fatto che cosa a comunicazioni importanti rimaste senza risposta, con tutte le conseguenze del caso per le aziende.
Scenari operativi: mono-utenza e multi-utenza
Il primo passo per capire come gestire in modo ottimale la casella PEC è capire lo scenario operativo in cui ci si trova.
Usualmente si possono identificare scenari mono-utenza e multi-utenza.
Quando si è in uno scenario mono-utenza, vi è la responsabilità di una singola persona della gestione della casella PEC (o delle caselle PEC).
Sebbene possa sembrare una soluzione efficiente – gestendolo una persona sola non ci sono problemi di comunicazione – in realtà, comporta diversi rischi se il responsabile è assente per un periodo di tempo o se il carico di lavoro è superiore a quanto può elaborare.
In uno scenario multi-utenza, sono più dipendenti o utenti ad avere accesso alla gestione delle PEC, con annesse responsabilità. Una soluzione di questo genere consente di dare continuità operativa, ma induce le aziende a una maggiore difficoltà nel gestire accessi e mansioni. A meno che non ci sia una comunicazione continua ed efficace tra le varie figure che gestiscono le PEC, è molto facile che sorga una certa disorganizzazione.
Che aspetto ha una PEC aziendale disorganizzata?
Che aspetto ha dunque una casella PEC aziendale gestita in modo non ottimale?
Il primo colpo d’occhio è certamente quello di una casella in cui le comunicazioni non sono separate. La cartella PEC in arrivo è piena di notifiche di accettazione e consegna, tra le quali è difficile trovare le PEC a colpo d’occhio e tanto meno capire quali notifiche siano da ricondurre a quali messaggi.
Non c’è separazione tra tipologie di PEC (es. clienti, fornitori, etc) e per trovare una specifica PEC può essere necessario sfogliare diverse pagine all’interno del client di posta o effettuare diverse ricerche.
Nei casi peggiori la casella risulta piena impedendo la ricezione di PEC.
Ci sono poi le problematiche specifiche dei due scenari mono e multi-utenza. In uno scenario mono-utenza è frequente trovare caselle PEC piene di comunicazioni non prese in carico, dovute all’eccessivo carico di lavoro per la loro evasione da parte della persona responsabile.
Negli scenari multi-utenza diventa praticamente impossibile invece capire chi ha fatto che cosa in relazione ad una determinata PEC. Non si sa chi ha letto e preso in carico la comunicazione, poiché più persone condividono una stessa password, portando a situazioni spiacevoli come PEC rimaste senza risposta.
Insomma, i classici problemi che si affrontano nell’utilizzo delle mail come strumento collaborativo, ma moltiplicati per le caratteristiche specifiche della PEC.
Molte di queste problematiche sono mitigabili seguendo alcune buone prassi.
La prima è sicuramente quella di organizzare tematicamente la casella PEC. Separando le PEC per tematiche (facevamo l’esempio dei fornitori e dei clienti) sarà sicuramente più facile orientarsi nella casella.
La seconda è quella di prendere l’abitudine di svuotare periodicamente la casella PEC, provvedendo naturalmente alla successiva conservazione digitale a norma delle PEC rimosse (le PEC aziendali devono essere conservate per almeno 10 anni). In questo modo sarà possibile evitare l’eventualità di una casella PEC satura, con tutto ciò che ne consegue.
Utilizzare un software gestionale PEC
Naturalmente, nonostante la buona volontà e l’impegno molti problemi possono essere solo mitigati: la casella PEC sarà comunque piena delle notifiche di accettazione e consegna, sarà difficile capire i messaggi a cui si riferiscono; sarà sempre difficile – negli scenari multi-utenza – capire chi ha fatto cosa; uno stesso accesso risulterà sempre condiviso tra più persone, una soluzione tutt’altro che ottimale per la sicurezza e la discrezione.
I gestionali PEC sono software che nascono precisamente per risolvere queste problematiche. Ad esempio, l’applicativo PecOrganizer sviluppato dall’italiana Euroged dispone di funzionalità precise per ciascuno dei problemi “cronici” della gestione PEC.
Sul fronte delle notifiche, PecOrganizer le filtra in automatico conservandole in una cartella apposita. La vista della posta in arrivo sarà dunque libera dalle centinaia e migliaia di notifiche di avvenuta accettazione e consegna, rendendo molto più semplice la scansione a occhio delle PEC.
Sul fronte della gestione collegiale di una o più caselle PEC, PecOrganizer funziona come software intermediario tra le caselle PEC (una o più) e gli utenti finali. In questo modo permette di creare diversi profili utente per ciascuno degli utilizzatori finali con credenziali ad hoc (maggiore sicurezza), possibilità di autorizzazioni granulari (in modo da permettere solo a determinate figure di svolgere certe funzioni) e log di ciascuna attività svolta da ciascun profilo (tracciabilità). In questo modo sarà possibile sempre sapere chi ha preso in carico una PEC e quando lo ha fatto.
Infine diventa anche più facile effettuare l’estrazione delle PEC e il loro invio al software per la conservazione digitale a norma.
Specie per realtà aziendali dotate di numerose caselle PEC e diverse figure che vi accedono, dotarsi di un software gestionale PEC è praticamente una necessità per una gestione efficiente delle PEC.
Grazie a una gestione oculata delle PEC si possono ridurre i rischi di perdita dei dati, semplificare i processi di ricerca e ottenere sempre la conformità alle normative sulla conservazione dei documenti elettronici; ma la scelta di un buon software intermediario può fare la differenza già nel breve termine per rendere agili e ordinati i processi amministrativi aziendali.
