Ormai da diversi anni le aziende devono rispettare un obbligo ben preciso, ovvero quello di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata, meglio conosciuto con l’acronimo di PEC, per gestire tutte quelle comunicazioni nei confronti degli enti che fanno parte della Pubblica Amministrazione.
Ci sono varie piattaforme online che mettono a disposizione delle PEC aziendali in modo semplice e rapido e che si possono sfruttare agevolmente per creare delle caselle di posta elettronica PEC sicure e affidabili.
Le caratteristiche principali delle PEC per aziende
Quando si parla di posta elettronica certificata, si fa riferimento a una casella di posta elettronica certificata che presenta delle caratteristiche ben precise. Ovvero, prima di tutto, quello di garantire un livello molto alto di sicurezza e di integrità dei messaggi, sia ovviamente quelli che vengono ricevuti che quelli inviati, così come naturalmente anche tutti i correlati allegati.
Tutti quei messaggi che sono oggetto di invio mediante PEC, inoltre, hanno una caratteristica decisamente importante, che si deve mettere in evidenza. Stiamo parlando del fatto che hanno un valore legale, in base a quanto è previsto da parte della normativa italiana in materia. Di conseguenza, proprio per tale ragione, devono essere conservati per almeno un decennio per poter avere una rilevanza giuridica.
I vari servizi che si preoccupano di mettere a disposizione dei clienti delle caselle di posta elettronica certificata comprendono anche altri vantaggi. Ad esempio, un servizio di antivirus e antispam, la conservazione a norma di legge, una webmail PEC che permette la consultazione dei propri messaggi anche da remoto tramite smartphone e tablet. Non solo, dato che spesso e volentieri è incluso anche l’invio di notifiche tramite messaggi di testo, oppure l’opportunità di effettuare l’attivazione di indirizzi PEC personalizzati su dei domini proprietari.
A livello pratico, l’attivazione di una casella di posta elettronica certificata prevede una serie di passaggi da rispettare che variano in base al servizio che si prende in considerazione e che, generalmente, prevede di inserire i propri dati in fase di registrazione, per poi seguire passo dopo passo le fasi successive. Tra le altre, troviamo anche la necessità di effettuare il caricamento di vari documenti che vengono richiesti, oltre al fatto di dover scansionare la documentazione che è stata compilata e debitamente firmata, oltre che caricare, senza ombra di dubbio, anche la scansione di un proprio documento di identità in corso di validità.
L’utilità di attivare una PEC in ambito aziendale e il costo
Spesso e volentieri la principale domanda che ci si fa a livello aziendale è legata ai costi necessari per l’attivazione di una casella PEC. Ebbene, tanto varia in base ai servizi e alle funzionalità che sono compresi, senza dimenticare le dimensioni, in termini di memoria, della casella di posta. Si tratta, nella maggior parte degli abbonamenti da pagare annualmente e che non hanno un prezzo così alto, visto che sono compresi spesso e volentieri tra 60 e 100 euro, iva compresa.
Farsi la domanda se effettivamente questo servizio sia così conveniente da attivare ha ben poco senso, visto che ormai la PEC rappresenta il solo canale di comunicazione permesso alle aziende nei confronti della Pubblica Amministrazione.
Ecco spiegato il motivo per cui aziende, imprese e qualsiasi altra tipologia di ditta che opera nell’universo del lavoro, deve necessariamente adottare la PEC come strumento obbligatorio. I messaggi PEC, come dicevamo in precedenza, hanno valore legale e, di conseguenza, si possono facilmente equiparare a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Dal punto di vista pratico, per fare un esempio interessante, la PEC rappresenta uno strumento decisamente valido ed efficace per provvedere a disdire un contratto di fornitura, risparmiando un bel po’ di tempo anche in riferimento alle comunicazioni, dato che si evita di perdere tempo con telefonate oppure visite presso gli uffici.
