Il settore assicurativo è in ritardo rispetto ad altri nel processo di transizione digitale. Circa il 60% dei potenziali clienti si avvicina alle compagnie attraverso il web (fonte: Osservatorio Assinext), ma i contratti di una certa entità, come le polizze vita, quelle per l’automobile o assicurazioni incendio, avvengono ancora attraverso un intermediario.
La figura dell’agente rimane quindi fondamentale ma allo stesso tempo complessa e non priva di pressioni, in un mercato in crescita negli ultimi anni e con il 7% (fonte: Osservatorio Assinext) degli assicurati che si affida alle compagnie dirette, dato in sicuro aumento nel prossimo futuro. Gli agenti, pertanto, necessitano di lavorare nel modo più efficiente possibile quando visitano un cliente. L’obiettivo dovrebbe essere quello di eseguire la scansione di tutti i documenti necessari per un contratto e ottenere l’approvazione dalla sede centrale della compagnia di assicurazione mentre si è ancora dal cliente. Il modo migliore per snellire questo processo è digitalizzare tutti i documenti con uno scanner, che siano plastificati – come patente e documento d’identità – o cartacei – dal biglietto da visita al formato A3 -.
Gli scanner diventano essenziali per intermediari e agenti
Molti agenti assicurativi che operano sul campo lavorano ancora con documenti cartacei. Tuttavia, il business che va alla velocità della carta non è più efficiente a livello di costi, né accettabile per i clienti. Da sola, la pressione dei costi alla quale i rappresentanti finanziari sono sottoposti al giorno d’oggi, richiede flussi di lavoro più efficienti, basati su documenti elettronici. Il lavoro in mobilità ha portato gli agenti assicurativi a munirsi di notebook, tablet e altri dispositivi mobili collegati a Internet. Spesso hanno con se tablet grafometrici per la firma digitale e stampanti portatili al fine di stampare, compilare e stipulare il contratto sul posto. A questo punto il procedimento, però, si rallenta in maniera importante: se l’agente non ha la possibilità di effettuare buone scansioni di tutti i documenti necessari, il processo subisce un’interruzione. La soluzione per velocizzare e ovviare a questo è l’uso di uno scanner wireless portatile e compatto con possibilità di digitalizzare qualsiasi documento e inviarlo al proprio notebook, dispositivo mobile o direttamente alla sede principale. In sede centrale verrebbero controllati rapidamente, firmati elettronicamente e rimandati subito indietro. L’agente sarebbe dunque in grado di avere la polizza completa quasi in tempo reale e presentarla seduta stante all’acquirente, concludendo la stipula del contratto con massima soddisfazione per lui e per il cliente.
Fujitsu ScanSnap Ix100
Gli scanner portatili come il Fujitsu ScanSnap iX100 e dispositivi mobili come tablet e notebook sono ideali per acquisire un contratto e digitalizzare tutti i documenti necessari. I dati possono quindi essere immessi nel sistema e nei sistemi di contabilità della sede centrale, evitando gestioni dei dati noiose e propense all’errore. Tutti beneficiano di questo sistema: gli intermediari che lavorano sul posto, i loro clienti e, ultima ma non meno importante, la sede centrale, che ha i documenti immediatamente disponibili nel suo sistema, pronti per essere elaborati, catalogati e archiviati grazie anche alla possibilità di memorizzare documenti in ambienti di archiviazione su cloud comuni, quali Salesforce Chatter, Evernote, Dropbox e SugarSync.
Qualità e risparmio a 360 gradi
Oltre alla diminuzione dei tempi di stipula del contratto, l’uso di uno scanner portatile offre molti altri vantaggi. I processi di lavoro sono più efficienti sia per gli agenti che per i clienti, portando ad una soddisfazione per entrambi. C’è inoltre un grande risparmio di carta, che si traduce in rispetto dell’ambiente e benessere per l’agente, che si trova a sopportare un peso minore avendo meno materiale con sé. L’agente avrà con se solo la copia per il cliente poiché potrà accedere a tutti i documenti precedentemente scansionati ovunque e in qualsiasi momento.
