Le aziende soffrono di ansia da prestazione: a rivelarlo uno studio di Jabra, dal titolo “Produttività in ufficio: le nuove sfide”, che rivela i paradossi delle organizzazioni, che se da un lato cercano di creare ambienti di lavoro produttivi, dall’altro sottovalutano la presenza di distrazioni all’interno dei team, riunioni poco organizzate e tecnologia limitata a disposizione.
In particolare il 36% degli intervistati ritiene che le riunioni di lavoro diminuiscano la produttività, il 46% pensa che i rumori siano la cosa che più distrae in assoluto in ufficio e il 28% è irritato dalle troppe mail, anche se per risolvere un problema il 78% preferisce mandarne una piuttosto che telefonare.
Ad essere messe sulla graticola, dunque, anche le riunioni di lavoro dal momento che il 51% del campione ritiene che questi momenti senza una guida o un programma specifico servono solo a perdere tempo, mentre il 32% lamenta una mancanza di spirito decisionale, il 31% sottolinea la mancanza di approfondimenti, il 26% una mancanza di preparazione e il 25% i ritardi.
Nonostante questo però i lavoratori tengono comunque a partecipare alle riunioni, perché ritengono che possano essere utili, anche se contemporaneamente il 36% lamenta una diminuzione del rendimento personale a seguito di esse, forse proprio per l’incapacità di renderle davvero proficue.
Anche il tempo speso alla scrivania è fondamentale: i lavoratori occupano la maggior parte del loro tempo dietro il proprio desk, con oltre il 66% delle attività settimanali (6 volte più delle riunioni), e quindi questo si rivela il luogo in cui la maggior parte della produttività aumenta o diminuisce. Ma anche qui le distrazioni sono sempre in agguato: le più comuni sono i rumori (46%), le interruzioni dei colleghi (43%) e il numero delle mail (28%).
Inoltre gli intervistati ritengono che dovrebbero essere maggiormente controllati i fattori ambientali, come temperatura, qualità dell’aria e mancanza di privacy.
La chiave, quindi, è che un ambiente di lavoro adatto potrebbe eliminare molti problemi che influenzano negativamente la produttività, ed in questo un ruolo centrale è giocato dalla tecnologia. Per facilitare i dipendenti e velocizzare alcuni processi, spesso si ricorre a dispositivi tecnologici come lavagne digitali, speakerphone, o programmi di project management, mappe mentali o brainstorming.
Eppure l’utilizzo di questi strumenti è spesso controproducente, si pensi al tempo medio necessario per organizzare una riunione o una “semplice” conference call: il 25% di queste inizia in ritardo a causa di problemi tecnici, e di conseguenza si perdono in media più di due minuti e mezzo a riunione. A seconda del numero dei partecipanti il tempo perso – e quindi il costo – può aumentare.
Il 71% delle riunioni si svolge in un solo luogo, mentre il 29% prevede più sedi, e dunque l’ausilio della tecnologia è fondamentale. Ma spesso i lavoratori stessi faticano a utilizzarla, e il 50% dichiara di riscontrare a causa di ciò disagi significativi e irritanti.
“La vera sfida è quella di saper creare un equilibrio tra collaborazione e concentrazione – commenta Holger Reisinger, Senior Vice President di Jabra -. Finora sono stati fatti grandi passi per favorire maggior interazione e comunicazione tra i lavoratori, ma bisogna proseguire in questa direzione affinché non si perda tempo nell’utilizzo di supporti tecnologici inefficaci. Ecco perché uno spazio di lavoro consono che si adatti all’individuo, alla sua specificità e al suo ruolo è la nuova strada che un ambiente lavorativo realmente produttivo deve percorrere”.
