In tutta Europa le aziende di piccole e medie dimensioni (Pmi) stanno completando i progetti di trasformazione digitale più velocemente rispetto alle grazie imprese. Questo è quanto emerge da una ricerca commissionata da Ricoh Europe a Coleman Parkes Research. Quasi due terzi delle Pmi (64%) ha in previsione di completare la digitalizzazione dei documenti cartacei entro i prossimi tre anni, mentre per le aziende di grandi dimensioni la percentuale scende al 46%. Inoltre, il 78% dei business leader delle Pmi afferma che i dipendenti riescono a gestire i documenti aziendali mediante i dispositivi mobili; la percentuale si abbassa al 69% nelle grandi aziende.
La trasformazione digitale consentirà alle Pmi di crescere grazie a modelli di business più produttivi e flessibili, migliorando la condivisione della conoscenza tra i dipendenti e la capacità di rispondere alle esigenze dei clienti.
Migliorare la gestione delle informazioni puntando sugli iWorkers
La ricerca ha messo però in evidenza anche un’area di rischio per le Pmi: il 62% dei dipendenti tende a utilizzare dispositivi personali per archiviare le informazioni. Nelle grandi aziende questo avviene nel 55% del campione, una percentuale che è comunque alta. Questa situazione può vanificare i benefici di una gestione efficace delle informazioni e portare alla perdita di dati importanti qualora un dipendente lasci l’azienda senza archiviare i documenti negli appositi repository. Per prevenire questa problematica le aziende dovrebbero puntare a far crescere il numero degli iWorkers (intelligent workers), vale a dire knowledge workers affidabili e competenti che hanno accesso 24/7 alle informazioni necessarie per rispondere alle esigenze interne e dei clienti.
Lo studio mostra che il 30% dei leader delle Pmi è convinto che, entro il 2018, la maggior parte dei dipendenti della propria azienda sarà un iWorker. In ogni caso, c’è ancora molto da fare per migliorare la condivisione delle informazioni affinché i dipendenti riescano a collaborare in maniera più efficace.
Secondo i leader delle Pmi l’impossibilità di accedere ai documenti e ai sistemi informativi aziendali da dispositivi mobili è l’ostacolo principale alla condivisione delle informazioni aziendali. Se le Pmi sono quindi pronte per digitalizzare le informazioni entro i prossimi tre anni e i business leader sono ottimisti a riguardo, lo stesso non si può dire per i processi di business e i workflow: molti devono essere ancora ottimizzati per rispondere alle esigenze dell’azienda e dei dipendenti.
Per ottenere tutti i benefici derivanti dalla digitalizzazione le Pmi devono rivedere le tecnologie e ottimizzare i processi. Questo secondo aspetto (e in particolare la revisione delle modalità operative nelle interazioni legate al core business) è stato indicato dai business leader come l’attività che avrebbe il più grande impatto positivo sulla crescita del business.
Le Pmi devono inoltre riuscire a superare gli ostacoli culturali che frenano la gestione delle informazioni. In questo caso, sia nelle Pmi sia nelle grandi aziende, la sfida riguarda quindi un cambiamento culturale. Oltre la metà dei leader delle Pmi (55%) e delle grandi aziende (53%) ammette che la propria azienda non è culturalmente predisposta alla condivisione delle informazioni.
David Mills, Chief Operating Officer di Ricoh Europe, afferma “Le Pmi più innovative quindi possono cogliere grandi opportunità. Continuando a digitalizzare i documenti e ottimizzando i processi queste aziende possono accedere alle informazioni velocemente, quando ne hanno necessità. Questo si traduce in un aumento della produttività e in una migliore gestione della conoscenza. Inoltre, riusciranno a essere più flessibili in un contesto in continuo mutamento, a rispondere rapidamente alle esigenze dei clienti e a migliorare la condivisione della informazioni. La diffusione di una cultura della condivisione delle informazioni attirerà un numero sempre maggiore di iWorkers che guiderà la crescita futura dell’azienda”.
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