Passare al digitale, sì o no?
La valutazione fatta dalla Fondazione Politecnico di Milano nell’ambito del progetto “Digilavorando – Cresco in Digitale” di Espon dimostra come il passaggio al digitale possa portare vantaggi consistenti non solo alla pubblica amministrazione e alle imprese di grandi dimensioni, ma anche alle piccole aziende, sia in termini di tempo sia di maggiore flessibilità e velocità operativa.
L’analisi della Fondazione Politecnico ha infatti misurato che per una microimpresa con meno di 10 addetti, il passaggio al digitale porta risparmi di tempo medi variabili da 6 a 70 ore mensili, oltre a una sensibile maggiore disponibilità e affidabilità delle informazioni digitalizzate.
Per ottenere dei vantaggi concreti bastano un piccolo multifunzione o uno scanner documentale con cui digitalizzare fatture, bolle, progetti, preventivi e altra documentazione cartacea, che in questo modo diventa più facilmente reperibile nel tempo ed è anche più difficile da perdere: le operazioni di gestione dell’archivio risultano notevolmente semplificate.
Ma quali sono i vantaggi che si possono ottenere?
Dall’analisi emerge come, nel caso di processi semplificati e ad alta ripetitività, il risparmio di tempo ottenuto grazie alla maggiore velocità di accesso ai dati, alla grande facilità d’uso e alla maggiore sicurezza delle informazioni, rappresentino per le microimprese dei passi in avanti.
Da una valutazione effettuata nell’arco di 60 giorni, su un insieme di casi rappresentativi, Fondazione Politecnico di Milano ha ottenuto una serie di dati significativi per individuare e quantificare il risparmio e i vantaggi portati dalle tecnologie digitali.
Dalle sue misurazioni emerge in particolare come, in funzione del volume dei documenti gestiti ogni mese, sia possibile risparmiare grazie al digitale, da circa 6 fino a 70 ore mensili, e quindi poter dedicare da una a otto giornate di lavoro alle altre attività aziendali.
Ma non finisce qui. Dall’analisi emerge, infatti, che accanto alla velocizzazione e allo snellimento delle pratiche di gestione e archiviazione dei documenti, si assiste anche a un miglioramento dell’usabilità e della sicurezza dei documenti. L’informazione archiviata è immediatamente disponibile e si riduce notevolmente il rischio di perdita dei documenti.
