Fine di tutte le aziende è quello di ottenere il massimo in termini di qualità, investendo con parsimonia. Per raggiungere questo obiettivo la gestione e misurazione delle operazioni di stampa è importantissima, perché può portare a ridurre i costi addirittura del 30%.
Studi di settore hanno messo in evidenza il fatto che l’accesso semplificato alla stampa consente di incrementare la produttività dei dipendenti, mentre l’eliminazione dei lavori dimenticati alla stampante, rende i documenti più sicuri e meno soggetti a visione o prelievi da parte di persone non autorizzate. Senza dimenticare il fatto che, riducendo le stampe, si contribuisce anche a salvaguardare l’ambiente, in linea con le politiche “green” che molte aziende stanno mettendo in atto.
Ma se in teoria stampare di meno e ridurre i costi è il sogno di tutti, com’è possibile trasformare questo sogno in realtà?
Qualche utile indicazione ce la fornisce Nuance Communications, il principale fornitore di soluzioni per l’elaborazione delle immagini e del parlato per aziende e privati di tutto il mondo e specialista in questo tipo di tematiche.
Un primo utile suggerimento è quello di eliminare le stampanti ad uso individuale, che se da un lato introducono elementi di comodità e sicurezza intrinseca, dall’altro sono estremamente antieconomici in fase di approvvigionamento hardware, in fase supporto in caso di problemi e anche per gli altri costi dei consumi. Appare più sensato scegliere di far migrare gli utenti a stampanti condivise, ottenendo una riduzione dei costi di gestione, una facilitazione delle operazioni e un utilizzo comune di qualsiasi stampante in rete.
Importante è poi aumentare il numero dei file digitali da usare come alternativa ai documenti cartacei. Le stampanti multifunzione e le fotocopiatrici permettono di eseguire scansioni e allo stesso tempo, il PC dedicato al controllo e al recupero dei costi di stampa, permette di visualizzare in anteprima il documento digitalizzato, consentendo di inviarlo tramite email ai destinatari o direttamente al sistema di Document Management, assicurando la consegna grazie ad audit trail complete e conferma sul buon esito delle operazioni.
Una delle regole fondamentali, forse anche la più ovvia, è quella di stampare solo se effettivamente necessario: condividere perciò con gli utenti la traccia dei lavori di stampa e i report sui costi di stampa individuali li renderà consapevoli dell’impatto economico ed ambientale generato.
Importante è poi eliminare le stampe doppie: avere a disposizione una coda di stampa virtuale, che conservi i documenti fino a quando l’utente non è pronto a prelevarli, offre la possibilità di non stampare la seconda volta e facilita anche le operazioni sui dispositivi condivisi. Dalla stampante l’utente può scegliere quali documenti stampare ed eliminare quelli di cui non ha bisogno.
Un altro imperativo che andrebbe adottato nell’ottica del risparmio è quello di diminuire le stampe a colori, il cui utilizzo non controllato incide parecchio sul budget. E’ perciò importante applicare regole che escludano la stampa a colori ad esempio dalla posta elettronica o introdurre la possibilità di indirizzare automaticamente i lavori a colori su stampanti meno costose, applicando linee guida per stabilire chi è autorizzato ad eseguire questo tipo di stampa.
Gli investimenti andrebbero fatti con attenzione ed è buona norma puntare a un rapporto dipendenti stampanti di 6:1. In una prospettiva d’impresa è ragionevole investire solo nei dispositivi di cui si ha bisogno, eliminando quelli inutili e, in molti casi, è possibile sostituire stampanti laser con una sola multifunzione.
Infine, da non sottovalutare, è il recupero dei costi di stampa, esigenza tipica degli studi legali ad esempio.
“Ridurre i costi e proteggere l’ambiente sono due elementi chiave determinanti nelle valutazioni di investimenti da parte delle aziende – commenta Massimiliano Ferrero, Sales Manager della divisione Imaging Sud Europa di Nuance Communications – è fondamentale fare le scelte giuste, anticipate da analisi sulle esigenze e sui costi. Le soluzioni Imaging di Nuance permettono una semplice integrazione, grazie anche a potenti funzionalità di personalizzazione e vengono utilizzate con successo in ambiti diversi, dalle aziende agli Studi Legali e alle Università.”
