Basati su una partnership globale con Condeco, azienda specializzata nella fornitura di tecnologia per la gestione delle risorse per sale riunioni, i Meeting Room Services di Ricoh raccolgono in tempo reale i dati di effettivo utilizzo delle sale meeting per evidenziare opportunità di razionalizzazione. Sulla base dei dati raccolti, gli specialisti Ricoh sviluppano un progetto per migliorare il layout delle sale riunioni e il sistema per la prenotazione delle stesse. Con il supporto di Ricoh, le imprese possono ottimizzare l’utilizzo degli spazi adibiti a sale riunioni, aumentare la produttività e potenzialmente ridurre i costi di affitto degli spazi.
Grazie alla tecnologia Condeco i clienti Ricoh possono tenere traccia di quando vengono impegnate le sale riunioni e per quanto tempo. Questi dati possono essere visionati anche dai dipendenti in modo che siano sempre informati in merito alle disponibilità. In questo modo i meeting possono essere organizzati più rapidamente a vantaggio della produttività.
Per migliorare le gestione delle sale Ricoh fornisce una soluzione integrata e completa per la prenotazione delle sale e l’invio di messaggi a destinatari predefiniti per la gestione di altri servizi come ad esempio parcheggi per i visitatori o servizi di catering. Coloro che organizzano il meeting possono inoltre verificare la disponibilità di sistemi per la collaborazione remota, come ad esempio la videoconferenza; questo si traduce in una riduzione dei costi e dell’impatto ambientale poiché si riducono i viaggi di lavoro.
I responsabili monitorano l’utilizzo delle risorse, mentre i dipendenti possono prenotare rapidamente una sala, gestire le assenze, iniziare una riunione e notificarne la fine semplicemente utilizzando il badge aziendale oppure inserendo un codice PIN mediante lo schermo touch screen di Condeco installato in ogni meeting room. Per una maggiore precisione è inoltre possibile aggiungere sensori wireless per monitorare da remoto l’utilizzo effettivo della sala.
I Meeting Room Services prevedono inoltre sistemi di digital signage installati alla reception in modo che i visitatori possano controllare dove sia ubicata la sala meeting in cui devono recarsi. Le informazioni si aggiornano mediante un sistema basato su web e questo rappresenta una alternativa più efficace rispetto ai sistemi tradizionali di indicazione delle sale.
“L’aumento dei costi degli spazi fa crescere le spese operative per le aziende di molti settori. Per alcune realtà i costi per una meeting room possono superare i 15.000 euro all’anno e sappiamo che di solito lo spazio rimane inutilizzato per la metà del tempo – afferma Carsten Bruhn, Executive Vice President di Ricoh Europe -. I Meeting Room Services di Ricoh risolvono queste problematiche aumentando il tempo di utilizzo degli spazi e migliorando la gestione delle prenotazioni. Con il nostro supporto mirato le aziende possono fornire ai dipendenti spazi di lavoro più funzionali. Oltre a supportare la bottom line questo aumenta la produttività rendendo l’organizzazione dei meeting più semplice e rapida”.
“L’ottimizzazione della gestione delle sale riunioni risolve molte problematiche relative all’impiego degli spazi. Questa ottimizzazione non si basa solo su sensazioni, ma su dati e informazioni in tempo reale relativi all’utilizzo delle risorse – dice Paul Statham, CEO of Condeco -. Unendo l’analisi dei dati in tempo reale fornita dalla tecnologia Condeco e l’expertise di Ricoh nell’ottimizzazione dei flussi di lavoro le organizzazioni possono beneficiare di una soluzione completa che li aiuta a valorizzare le sale riunioni”.
