Nell’ambito delle attività di Npo Sistemi è stata lanciata in questi giorni DocTrace, una potente soluzione dedicata alla governance di contratti e subfornitori.
“Abbiamo ideato questa soluzione business – ha esordito Stefano Lombardi, Direttore Marketing di Npo Sistemi – in modo tale che in una sola piattaforma si possano gestire tutti i processi tra azienda, clienti e subfornitori. L’obiettivo è quello di ottenere con un semplice click documenti obbligatori, mancanti o in scadenza di tutti gli interlocutori coinvolti”.
DocTrace è un nuovo strumento per rispondere all’esigenza di controllo delle scadenze e dei documenti mancanti. Ogni utente è chiamato a ricoprire il compito a lui assegnato utilizzando apposite Dashboard, sezioni dedicate e notifiche mail personalizzate. Questa innovativa soluzione permette inoltre la gestione, l’archiviazione e la consultazione dei documenti in modo semplice e veloce, con la massima sicurezza grazie alla funzionalità di encryption. Tutto è sotto controllo: dalla dashboard è possibile verificare documenti mancanti, scaduti e caricati.
Grazie ai reminder personalizzati, ogni evento assume una rilevanza differente a seconda del contesto di utilizzo: “Con la configurazione a step – ha spiegato Lombardi – si possono impostare le notifiche mail che si desiderano gestire, definendo evento, sezione, destinatario, testo del messaggio e periodicità di invio.”
Si tratta di un servizio configurabile e adattabile alle diverse organizzazioni. Con DocTrace è possibile definire ruoli e responsabilità, impostando permessi e funzioni e decidere le tipologie di documento da prevedere a seconda del settore di riferimento (durc, visura camerale, ecc) con relative proprietà, scadenze e regole.
“Più in dettaglio – ha aggiunto Lombardi – DocTrace si integra con anagrafiche aziendali, ERP, CRM e può essere personalizzato con loghi e colori istituzionali. Si tratta di un unico repository per la gestione del flusso documentale fruibile sia On-premise che in Cloud (modalità As a Service). Gli ambiti d’applicazione sono molteplici: si tratta di aziende e uffici che necessitano di una gestione amministrativa dei servizi per il loro business come, ad esempio, gli uffici Sicurezza e Logistica, i Servizi Generali, l’ufficio Gare, l’ufficio Gestione Servizi e le agenzie interinali”.
